תהליכים אוטומטים לייעול העסק

Kala CRM משפרת ומייעלת תהליכים עיסקיים עם כלי אוטומציה מתקדמים הניתנים להתאמה אישית.
באמצעות הגדרת פעולות המחליפות פעולות ידניות, טעויות רבות נמנעות ותהליכים מפסיקים ליפול בין הכסאות...

מערכת הניהול Kala CRM בנויה בצורה המשלבת אוטומציה בטבעיות בכל פעולה או ממשק. ניתן להגדיר תהליכים אוטומטיים שיופעלו בעקבות פעולות שבחרנו לממש, ובכך לייצר המשכיות טבעית לטיפול בפניות / הזמנות ולזרימת המידע בעסק.
במערכת Kala CRM ניתן להטמיע תהליכים אוטומטים על ידי הגדרת פעולות אוטומטיות שיקרו בעקבות מפעילים מסוגים שונים.

מפעילים (טריגרים) שעבורם ניתן להגדיר פעולות אוטומטיות:

  • קבלת פניה חדשה - התייחסות לפניות מסויימות בלבד לפי מקור הפנייה, נושא עם מילה מסויימת, ועוד...
  • שינוי סטטוס פנייה/הזמנה מסטטוס מסויים לסטטוס מסויים
  • הימצאות של יצירת קשר/הזמנה בסטטוס מסוים יותר מ-X זמן מוגדר
  • שיחה נכנסת נענתה
  • שיחה נכנסת הסתיימה
  • יצירת קשר הומרה להזמנה / לקוח
  • יצירת לקוח
  • משימה בוצעה / לא בוצעה
  • כל המשימות הושלמו
  • מסמך הונפק
  • מוצר נוסף להזמנה
  • סטטוס הזמנה השתנה / סטטוס מוצר בהזמנה השתנה
  • מצב תשלום הזמנה עודכן
  • ניתן להזין ידנית של של תיעוד אוטומטי מתוך רשימה ארוכה
  • לאחר ביצוע שליחת תבנית אימייל מסויימת
  • פעילות מתוזמנת
    • פעולות חוזרות כל X זמן
    • תזמון תהליכים לתאריך מסויים / דינאמי
    • אפשרות ביצוע פעולה על רשימת פניות/ לקוחות / הזמנות.
  • טריגרים נוספים מתווספים באופן קבוע...

פעולות אוטומטיות שניתן להגדיר עבור הטריגרים:

  • קביעת אחראי לטיפול בפניה / הזמנה / לקוח / שירות ללקוח
  • יצירת משימה לביצוע תוך קביעת אחראי לביצוע ותאריך יחסי
  • שינוי סטטוס ליצירת קשר / הזמנה
  • שליחת הודעת SMS דינמית ללקוח או למספר מוגדר אחר (למשל מנהל או ספק חיצוני)
  • שליחת תבנית אימייל לפונה / מנהל
  • שליחת קריאה חיצונית לכתובת חיצונית (POST Webhook לשרת אחר או למערכת חיצונית)
  • שינוי עדיפות
  • עדכון ערכים בשדות מותאמים אישית
  • הצגת הודעה למשתמשים מחוברים
  • ביטול משימות
  • המרת פניה ללקוח
 

דוגמאות לתהליכים אוטומטים

  • בעת יצירת פנייה מפייסבוק => הגדרת עדיפות גבוהה יותר + שיוך אחראי מסויים לטיפול.
  • בעת שליחת אימייל מתבנית "הצעת מחיר" => שינוי סטטוס ההזמנה ל- "הצעת מחיר נשלחה ללקוח" + שליחת תבנית סמס ללקוח על מנת להתריע לו לבדוק את תיבת האימייל.
  • 24 שעות לאחר שינוי הזמנה לסטטוס מסוג "נסגר בהצלחה" לשלוח תבנית אימייל "סקר שביעות רצון" ללקוח אשר מקשר לדף נחיתה במערכת קאלה עם טופס מותאם אישית.
  • הגדרת עדיפות גבוהה ליצירות קשר המגיעות דרך חברת טלמרקטינג (למשל).
  • יצירת משימת מעקב אחר הצעת מחיר (FollowUp), אשר תופיע לסוכן האחראי לאחר X זמן מרגע שליחת אימייל הצעת מחיר להזמנה.
  • שליחת סמס אוטומטי ללקוח לאחר יותר מ-X זמן בסטטוס מסויים (למשל, לקוח שנשלחה אליו הצעת מחיר והמערכת מזכירה לו שעליו לעיין בה ולאשר אם הוא רוצה להמשיך בתהליך).
  • זיהוי סוכן מטפל אחרון ליצירות קשר חדשות ושיוך אוטומטי של הסוכן בתור אחראי.
  • שליחת SMS לפונה בעת מעבר לסטטוס: "בוצעו מספר נסיונות יצירת קשר ללא הצלחה".
  • יצירת משימה "יש להרכיב את המוצר" בעת שינוי סטטוס ההזמנה ל-"מוכן להרכבה" + SMS עדכון ללקוח.
  • שינוי סטטוס הזמנה ל-"ממתין ללקוח" לאחר שליחה של אימייל "הצעת מחיר" + אפשרות לביצוע FollowUp אוטומטי או יצירת משימה לביצוע מעקב על הצעת המחיר מול הלקוח.
  • שליחת תזכורת ללקוח שהזמין שירות X ותאריך התור נקבע לעוד יומיים.
  • שליחת אימייל עם פרטי הזמנה ומעקב בעת שינוי סטטוס הזמנה ל-"נשלחה בדואר".
  • Lead webhooks - אפשרות העברת מידע אודות נתוני הגלישה והפנייה. מאפשר העתקת לידים בין מערכות CRM נפרדות.
  • שליחת הודעת מערכת למשתמשים מסויימים המחוברים למערכת.
  • המרה יצירת קשר לחבר / המרת פניה ללקוח.
  • ביטול כל המשימות הפתוחות.

טופס הגדרת תהליך אוטומטי - צילום מסך

KALA CRM - טופס הגדרת אוטומציות - תהליכים אוטומטים

תוכן זה מעודכן לפי גרסה 4.3.57