על מנת לבצע פעולה אוטומטית של שליחת אימייל או הודעת טקסט, נגדיר תהליך אוטומטי. 1. בתפריט העליון משמאל למעלה נעמוד על 'הגדרות' ונבחר 'תהליכים אוטומטיים' מהתפריט שנפתח. 2. בדף שנפתח (רשימת תהליכים אוטומטיים) יש ללחוץ על כפתור "הוספה" (ירוק משמאל למעלה) 3. בחלון שנפתח ראשית יש לבחור את הפעולה שתגרום לביצוע השליחה ("בחר פעולה כאשר..."), למשל נשתמש ב- "סטטוס פנייה השתנה", ועבורו נגדיר גם "מסטטוס X" אל "סטטוס Y" (ניתן להגדיר אוטומציה...

כאשר שולחים ממערכת Kala הודעות טקסט - SMS / WHATSAPP, הן יכולות להיכשל ממגוון סיבות כגון: קרדיט נגמר, מספר לא מאושר ועוד. בעת הכישלון נוצרת משימה (ניתן להגדיר שלא תיווצר - בהגדרות הכלליות). רק לאחר שטיפלתם בתקלה -  ניתן לבצע שליחה חוזרת של הודעה על ידי כניסה לכרטיס היישות הרלוונטי ובו ללחוץ על "שליחה חוזרת" בהודעה הרצויה. אם ברצונכם לבצע שליחה חוזרת של מספר הודעות בבת אחת ניתן לעשות זאת לפי ההסבר הבא: 1.בתפריט העליון -> "דוחות" -> "היסטורית פעילות" 2. יש לסנן את הרשימה לפי "סוג". למשל...

בתפריט הגדרות (צד שמאל למעלה) נעמוד על ובתפריט נבחר באפשרות "תבניות הודעות טקסט". נלחץ על הכפתור הוספת תבנית בשדה כותרת נזין כותרת (לשימוש המערכת בלבד לשם זיהוי כל אחת מהתבניות). נבחר את "סוג ההודעה" בהתאם למה שנרצה לשלוח. נבחר לאיזה יישויות ניתן לשלוח את ההודעה (אם לא יודעים אז לסמן "כל היישויות" בשדה "תוכן ההודעה" נזין את הטקסט שישלח בהודעה. ניתן לשלב בתוכן מאפיינים דינאמיים למשל כדי לרשום את שמו הפרטי של הלקוח נרשום ....

ניתן לשלוח אימייל לכל לקוח / יצירת קשר / הזמנה, דרך הרשימה באמצעות לחיצה על פעולת "שליחת אימייל", או דרך הטופס באמצעות לחיצה על הכפתור המתאים ליד הכותרת. אפשרות שליחת האימייל מוצגת רק כאשר קיימת כתובת אימייל באותו כרטיס.

שימו לב! במידה וניתן לשלוח אבל לא ניתן לקבל, פנו מיידית לצוות התמיכה של Kala. רק במידה ואינכם מצליחים לשלוח וגם לקבל, המשיכו בקריאת המדריך ובצעו את הפעולות לפי הסדר.   אחרי כל סעיף, נסו לשלוח / לקבל הודעה מהמערכת. במידה ועדיין יש בעיה, המשיכו לסעיף הבא. לאחר שסידרתם את החיבור תוכלו אפילו לבצע שליחה חוזרת של הודעות שנכשלו. 1. בצעו רענון (עדיף CTRL + F5) בחלונית / טאב בו פתוח ה-whatsapp web.  שימו לב! אין להשתמש בתוכנה של וואטסאפ , אלא רק על ידי גלישה בדפדן Chrome...

מידי פעם יוצאת גרסה חדשה לתוסף המאפשר שליחה וקבלת הודעות וואטסאפ דרך מערכת Kala. על מנת לעדכן את הגרסה של התוסף (waboxapp) יש לבצע את השלבים הבאים:

קבצים המגיעים מהודעות וואטסאפ (תמונות / מסמכים) אינם נשמרים במאגר הקבצים מערכת אלא רק אצל הספק. עם זאת ניתן כמובן לצפות בקבצים מתוך היסטוריית התקשורת בכרטיס המתאים / בדו"ח התקשורת במערכת. על מנת לשמור אותם במאגר הקבצים במערכת יש להדליק את האפשרות "Whatsapp - שמירת תמונות / מסמכים במאגר הקבצים", המופיעה תחת "הגדרות" -> "הודעות טקסט".  אפשרות זו גם מקשרת את הקובץ לכרטיס הרלוונטי ויופיע בו במידה והדלקתם את האפשרות "אפשרות שיוך קבצים...

על מנת להגדיר משתמש אחראי לטיפול בפניות הנוצרות משיחות טלפון / הודעות המגיעות אל טלפון מסויים (למשל טלפון מחלקת שירות), ניתן להשתמש בתוסף מיפוי שיחות/הודעות טקסט נכנסות. יש לגשת לרשימת התוספים (תפריט עליון -> אייקון גלגל שיניים -> תוספים), וללחוץ על התוסף "מיפוי שיחות/הודעות טקסט נכנסות". בהגדרות התוסף יש להוסיף שורה עבור כל מספר טלפון. ניתן למשל להגדיר שכאשר מתקשרים לטלפון X, הפניות יווצרו עם "קמפיין" Y והמשתמש האחראי לטיפול בפניה ובמשימה שנוצרה (אם כך מוגדר)...

ניתן לשלוח הודעת טקסט מסוג SMS או Whatsapp לכל לקוח / יצירת קשר / הזמנה, דרך הטופס באמצעות לחיצה על הכפתור המתאים ליד הכותרת. אפשרות שליחת סמס מוצגת רק כאשר קיים טלפון סלולרי באותו כרטיס. * שליחת סמס דורשת רכישת בנק הודעות. * שליחת הודעות וואטסאפ דורשת חיבור פעיל לתוסף המתאים.

מה צריך פרטי גישה לחשבון ג'ימייל להכנס לחשבון להכנס לגלגל שיניים - הגדרות לבחור בטאב "העברה ו-POP/IMAP ללחוץ על כפתור "הוספת כתובת להעברה" לכתוב gmail@ ואז את הסאב דומיין שיודע לקבל אימיילים לתוך המערכת אם צריך לבצע אימות אז לבדוק במערכת את האימיילים הנכנסים ולזהות את הקוד מהאימייל שנכנס מגוגל ולהזין אותו בהגדרות ג'ימייל לבצע חיפוש על from:(! AND !@email.kala-crm.co.il) ללחוץ על החץ למטה בסוף שדה החיפוש וללחוץ על הקישור למטה "מסנן חדש" ליד...

בחלונית התקשורת בכרטיס פניה / לקוח / הזמנה מופיעים נתונים גם מיישויות דומות - לקוחות / פניות / הזמנות עם פרטי התקשרות דומים.  ניתן לראות רשימה של היישויות הדומות מתחת לאיזור של שדות פרטי ההתקשרות. אפשר לסנן את חלונית "תקשורת ופעילות" שתציג רק מידע עבור היישות (פניה / לקוח / הזמנה) הנוכחית על ידי סימון האפשרות "רק עבור היישות" (יישות = פניה או הזמנה או לקוח)

יש לחבר תוסף wabox במחשב נפרד (לא ניתן לחבר שני מכשירים באותו מחשב). להורדת התוסף לחץ כאן. יש לוודא שתוסף Wabox בדפדפן פעיל. בדרך כלל ניתן לראות אותו בשורה של הכתובת בצד שמאל או ימין  (אם לא, הוא יופיע בלחיצה על הכפתור בצורה של חתיכת פאזל ליד התפריט האפשרויות של שורת הכתובת). במידה וצבעו של התוסף הוא אדום או שבלחיצה עליו מתקבלת השגיאה הזאת:     יש ללחוץ על "Enter your waboxapp API key" - בחלון שיפתח יש להזין את ה-API TOKEN את ה-...

בטופס פניה / לקוח ישנו שדה בשם "מעוניין בדיוור" אשר מופיע מתחת לכתובת האימייל (כאשר קיימת). שדה זה עוזר להבין אם לקוחות שלכם מעוניינים לקבל דיוור או לא. ברשימת פניות ניתן לסנן לפיו - והוא ידע להציג גם פניות המקושרות ללקוח שמסומן כ"מעוניין בדיוור".

זהו מאמר חשוב מאוד לקריאה עבור כל משתמשי המערכת. כאן נפרט מה קורה כאשר מתקבלות במערכת Kala שיחות, אימיילים והודעות טקסט (SMS / Whatsapp / Facebook). זיהוי הכרטיס המתאים לתיעוד מיד עם קבלת שיחה / הודעה / אימייל במערכת, מתבצע זיהוי של כרטיס קיים על מנת לתעד את התקשורת במקום המתאים. הזיהוי מתבצע על פי מספר הטלפון או כתובת האימייל - קודם כל של כרטיס "הזמנה" קיים, לאחר מכן "פניה" ואז "לקוח", ורק על ישוייות שבוצעה איתן תקשורת ב-90 יום אחרונים (ניתן לשנות את מספר...

במידה ותרצו שהודעות / אימיילים הנשלחות מהמערכת לא יצאו בכל יום ושעה, אלא רק בזמנים מסויימים, ניתן להגדיר זמנים לביצוע השליחה. 1. יש לעמוד על סמל גלגל השיניים ובתפריט שנפתח יש ללחוץ על 'הגדרות כלליות'.  2. בדף זה יש לגשת אל: - לשונית 'הודעות טקסט'. שם יש להפעיל את אפשרות "שימוש במסגרות זמן קבועות לשליחת הודעות טקסט" - לשונית 'אימיילים' שם יש להפעיל את אפשרות "שימוש במסגרות זמן קבועות לשליחת אימיילים" בסימון אפשרות זו...

לאחר שחיברנו לכם את תוסף ה-Whatsapp הרשמי ניתן להתחיל לאשר תבניות של הודעות. התבניות מאושרות עבור מספר טלפון. אנחנו נחבר בהתחלה מספר טלפון זמני לצורך ביצוע בדיקות ואישור התבניות לפני המעבר לשימוש במספר האמיתי.

ניתן לשלוח מספר אימיילים וסמסים בבת אחת למספר פניות / לקוחות / הזמנות.

על מנת להסתיר את היסטוריית התקשרות של הזמנות דומות מאותו לקוח, יש לסמן בחלונית 'תקשורת ופעילות' בדף ההזמנה, בראש החלונית, את התיבה 'רק עבור הצעת המחיר' וכך לא יופיעו תקשורת ופעילות של הזמנות אחרות.

במערכת Kala מוצגות למשתמשים התראות דפדפן כאשר קורות פעולות עליהן חשוב שיקבלו התראה כגון: שיחות / הודעות / אימיילים / הזמנות / משימות ועוד. במידה ונתקלתם בבעיה עם הצגת ההתראות בצעו את הפעולות הבאות: 1. ליד שורת הכתובת בדפדפן לחצו על המנעול, ובחלונית שנפתחת ודאו שהגדרת ה-Notifications היא "Allow" 2. ודאו שאתם גולשים לכתובת המאובטחת של המערכת שמתחילה ב-https ולא http 3. ודאו שאתם עובדים על דפדפן כרום בגרסה החדשה ביותר 4. אם כל זה לא עזר, רשמו לנו בקשת תמיכה עם הסבר לגבי ההתראות שאינן...

ברשימות המציגות פניות, לקוחות והזמנות, מוצגת עמודה עם הכותרת ​"תאריך תקשורת אחרונה". עמודה זו מציגה את התאריך האחרון בו בוצעה תקשורת בפועל (הודעת טקסט / שיחה / אימייל) עם מספר הטלפון שמופיע בפרטי ההתקשרות של אותו כרטיס (פניה / לקוח / הזמנה). עבור פניות והזמנות המקושרת ללקוח, ילקח בחשבון תאריך התקשורת האחרונה עם הפרטים המופיעים בכרטיס הלקוח.

את ההצעת מחיר ניתן לשמור כקובץ HTML (או PDF במידה והתחברתם לשירות יצירת PDF) ואת הקישור לשלוח ללקוח בווטסאפ.