ריכוז הזמנות ופניות אל העסק:
הזמנות המתקבלות בחנות הוירטואלית שלכם יופיעו במערכת באופן אוטומטי. ישנה תמיכה בכל פלטפורמות המכירה המוכרות, כגון WooCommerce, Shopify, Magento, BigCommerce, PrestaShop, CashCow, E-Shop, Konimbo, Wordpress ועוד.כמו כן ניתן להוסיף הזמנות באופן ידני בקלות וביעילות, כולל בחירת מוצרים מתוך קטלוג עדכני.
בנוסף להזמנות, מערכת Kala תרכז עבורכם פניות אל העסק ממגוון מקורות, כגון: אתר / דף נחיתה / שירותי מזכירות / צ'אט בוט / אימיילים / טלפונים / הודעות טקסט / API / ייבוא אוטומטי וידני ועוד..
יכולות ניהול ותפעול הזמנות:
- רשימה המרכזת את כל ההזמנות כולל הצגת תקציר המוצרים המוזמנים, אפשרויות סינון מתקדמות, סידור לפי עמודות, ייצוא וביצוע פעולות על מספר הזמנות באופן גורף.
- הגדרת שדות מותאמים אישית להזמנה ולמוצר/שירות מוזמן. כולל אפשרות יצירת קבוצות מאפיינים והצגתם לפי סוגי מוצר וסטטוס.
- הגדרת אחראי לטיפול בהזמנה או מוצר/שרות מוזמן, מתוך משתמשי המערכת.
- יצירת משימות לביצוע עם אחראי ותאריך יעד, התראה לביצוע, התראה על סיום ואפשרות יצירת משימות מחזוריות.
- הגדרת תהליכים אוטומטיים, לדוגמא יצירת משימה "פולו-אפ" בעת שליחת "הצעת מחיר" / שליחת אימייל ללקוח ו/או לספק מסויים, המכיל את פרטי ההזמנה בעת שינוי סטטוס.
- ניהול הזמנות באמצעות סטטוסים ותהליכי עבודה מוגדרים מראש.
- היסטוריית עדכוני סטטוס - פרוט כל שינויי הסטטוס שבוצעו עם פירוט של משך הזמן בסטטוס, מי ביצע, וסיבה בהתאם לצורך.
- ניהול קטלוג מוצרים
- ניהול מאגר לקוחות ותיקי לקוח
- זיהוי הזמנות דומות במערכת לפי מספר טלפון/כתובת אימייל והתראה לסוכן על קיומן.
- המרת פניה להזמנה בלחיצת כפתור. ההזמנה תכיל את כל פרטי הפניה לשם המשך טיפול. ובהתאם לצורך, הפניה תשנה את הסטטוס (למשל ל"הומרה להזמנה").
- ניהול מוצרים בהזמנה. כולל אפשרות הוספת מוצר מוזמן שלא הוגדר מראש.
- הצגת הזמנות/שרותים מוזמנים ומשימות על גבי יומן, לדוגמא הזמנות שהוגדר להם תאריך פגישה.
- שיוך קבצים להזמה - שיוך תמונות / קבצים רלוונטים הקשורים לפניה.
- דף ניהול ראשי מציג דו"חות, הזמנות ומשימות המצריכות טיפול. עבור כל משתמש לוח הבקרה מציג את הנתונים הרלוונטים לו.
- ניהול הזמנות ע"י סוכנים / מנהלים הגדרת משתמשי מערכת מסוג "סוכן" / "מנהל", כולל אפשרות להגדיר באילו הזמנות יוכלו לצפות סוכנים - רק שלהם / של כולם / גם ב"ללא אחראי".
- שליחת אימיילים ליחיד / בתפוצה מתוך תבניות אימייל דינאמיות המכילות מידע על המוצרים בהזמנה (למשל תבנית "הצעת מחיר", "מפרט הזמנה"),.
- שליחת הודעת טקסט (SMS / Whatsapp) ליחיד / בתפוצה מתוך תבניות דינאמיות עם פרטי ההזמנה / הלקוח / הפניה.
- ביצוע שיחת טלפון - ניתן לחבר את המערכת למרכזייה טלפונית, כך יתאפשר הוצאת שיחות בקליק ישירות מתוך המערכת.
- קבלת שיחות טלפון - התראה על שיחה נכנסת, עם קישור לכרטיס ההזמנה או פתיחת אוטומטית של הכרטיס על המסך.
- תיעוד הליך טיפול - תיעוד הערות חשובות להמשיך תהליך הטיפול בהזמנה.
- היסטוריית תקשורת - פרוט כל התקשורת הנכנסת והיוצאת.
- היסטוריית שינויים - פרוט כל שינוי ערך, עם שם המבצע.
- חיבור לחברת שילוח - מאפשרת הגשת בקשה אוטומטית לאיסוף משלוח, הדפסת מדבקות ועדכון אוטומטי של סטטוס המשלוח בכרטיס ההזמנה במערכת.
- חיבור לספק סליקת כרטיסי אשראי
- חיבור לספק הנהלת חשבונות
דוגמא ל"כרטיס הזמנה", המכיל נתונים אודות הלקוח, המוצרים המוזמנים, היסטוריית ההתקשרות, מסמכי הנהלת חשבונות, קבצים מצורפים ועוד:
