ריכוז וניהול הזמנות

מערכת Kala תרכז עבורכם את ההזמנות המתקבלות בעסק ותאפשר לבצע תהליכי מכירה ותפעול, ידניים ואוטומטיים, תוך מעקב ותיעוד מלא של הפעילות והתקשורת עם כל לקוח.
המידע במערכת זמין לכל הסוכנים/מנהלים עם ההרשאות המתאימות, ואין צורך להעבירו באופן ידני מאחד לשני ולבזבז זמן יקר.

ריכוז הזמנות ופניות אל העסק:

הזמנות המתקבלות בחנות הוירטואלית שלכם יופיעו במערכת באופן אוטומטי. ישנה תמיכה בכל פלטפורמות המכירה המוכרות, כגון WooCommerce, Shopify, Magento, BigCommerce, PrestaShop, CashCow, E-Shop, Konimbo, Wordpress ועוד.
כמו כן ניתן להוסיף הזמנות באופן ידני בקלות וביעילות, כולל בחירת מוצרים מתוך קטלוג עדכני.
​בנוסף להזמנות, מערכת Kala תרכז עבורכם פניות אל העסק ממגוון מקורות, כגון: אתר / דף נחיתה / שירותי מזכירות / צ'אט בוט / אימיילים / טלפונים / הודעות טקסט / API / ייבוא אוטומטי וידני ועוד..
 

יכולות ניהול ותפעול הזמנות:

  • רשימה המרכזת את כל ההזמנות כולל הצגת תקציר המוצרים המוזמנים, אפשרויות סינון מתקדמות, סידור לפי עמודות, ייצוא וביצוע פעולות על מספר הזמנות באופן גורף.
  • הגדרת שדות מותאמים אישית להזמנה ולמוצר/שירות מוזמן. כולל אפשרות יצירת קבוצות מאפיינים והצגתם לפי סוגי מוצר וסטטוס.
  • הגדרת אחראי לטיפול בהזמנה או מוצר/שרות מוזמן, מתוך משתמשי המערכת.
  • יצירת משימות לביצוע עם אחראי ותאריך יעד, התראה לביצוע, התראה על סיום ואפשרות יצירת משימות מחזוריות. 
  • הגדרת תהליכים אוטומטיים, לדוגמא יצירת משימה "פולו-אפ" בעת שליחת "הצעת מחיר" / שליחת אימייל ללקוח ו/או לספק מסויים, המכיל את פרטי ההזמנה בעת שינוי סטטוס.
  • ניהול הזמנות באמצעות סטטוסים ותהליכי עבודה מוגדרים מראש.
  • היסטוריית עדכוני סטטוס - פרוט כל שינויי הסטטוס שבוצעו עם פירוט של משך הזמן בסטטוס, מי ביצע, וסיבה בהתאם לצורך.
  • ניהול קטלוג מוצרים
  • ניהול מאגר לקוחות ותיקי לקוח
  • זיהוי הזמנות דומות במערכת לפי מספר טלפון/כתובת אימייל והתראה לסוכן על קיומן.
  • המרת פניה להזמנה בלחיצת כפתור. ההזמנה תכיל את כל פרטי הפניה לשם המשך טיפול. ובהתאם לצורך, הפניה תשנה את הסטטוס (למשל ל"הומרה להזמנה").
  • ניהול מוצרים בהזמנה. כולל אפשרות הוספת מוצר מוזמן שלא הוגדר מראש.
  • הצגת הזמנות/שרותים מוזמנים ומשימות על גבי יומן, לדוגמא הזמנות שהוגדר להם תאריך פגישה.
  • שיוך קבצים להזמה - שיוך תמונות / קבצים רלוונטים הקשורים לפניה.
  • דף ניהול ראשי מציג דו"חות, הזמנות ומשימות המצריכות טיפול. עבור כל משתמש לוח הבקרה מציג את הנתונים הרלוונטים לו.
  • ניהול הזמנות ע"י סוכנים / מנהלים הגדרת משתמשי מערכת מסוג "סוכן" / "מנהל", כולל אפשרות להגדיר באילו הזמנות יוכלו לצפות  סוכנים - רק שלהם / של כולם / גם ב"ללא אחראי".
ביצוע ותיעוד תקשורת עם לקוחות:
  • שליחת אימיילים ליחיד / בתפוצה מתוך תבניות אימייל דינאמיות המכילות מידע על המוצרים בהזמנה (למשל תבנית "הצעת מחיר", "מפרט הזמנה"),.
  • שליחת הודעת טקסט (SMS / Whatsapp) ליחיד / בתפוצה מתוך תבניות דינאמיות עם פרטי ההזמנה / הלקוח / הפניה.
  • ביצוע שיחת טלפון - ניתן לחבר את המערכת למרכזייה טלפונית, כך יתאפשר הוצאת שיחות בקליק ישירות מתוך המערכת.
  • קבלת שיחות טלפון - התראה על שיחה נכנסת, עם קישור לכרטיס ההזמנה או פתיחת אוטומטית של הכרטיס על המסך.
  • תיעוד הליך טיפול - תיעוד הערות חשובות להמשיך תהליך הטיפול בהזמנה.
  • היסטוריית תקשורת - פרוט כל התקשורת הנכנסת והיוצאת.
  • היסטוריית שינויים - פרוט כל שינוי ערך, עם שם המבצע.
תוספים אפשריים:
  • חיבור לחברת שילוח - מאפשרת הגשת בקשה אוטומטית לאיסוף משלוח, הדפסת מדבקות ועדכון אוטומטי של סטטוס המשלוח בכרטיס ההזמנה במערכת.
  • חיבור לספק סליקת כרטיסי אשראי
  • חיבור לספק הנהלת חשבונות

דוגמא ל"כרטיס הזמנה", המכיל נתונים אודות הלקוח, המוצרים המוזמנים, היסטוריית ההתקשרות, מסמכי הנהלת חשבונות, קבצים מצורפים ועוד:

דף הזמנה - פרטי לקוח - פרטי מוצרים מוזמנים - היסטורית התקשרות - מסמכי הנהלת חשבונות - קבצים מצורפים ועוד
 
מעוניין בריכוז וניהול הזמנות? לחץ כאן או התקשר ל 077-8067225

עוד מתוך יכולות המערכת

איסוף וניהול פניות לעסק

מערכת Kala אוספת פניות אל העסק ממגוון מקורות ומרכזת אותן תחת קורת גג אחת. באמצעות המערכת ניתן לנהל תהליכי שיווק ומכירה...

ניהול מאגר לקוחות

מערכת הניהול Kala CRM היא קודם כל מערכת ניהול קשרי לקוחות, המרכזת את כל המידע אודות לקוחות העסק במקום אחד, ונותנת...

ניהול קטלוג מוצרים

פתרון מלא לבניית קטלוג מוצרים ושירותים המוצעים על ידי העסק, כולל אפשרויות מתקדמות של הגדרת מאפיינים, ניהול מלאי...

זיהוי לקוחות חוזרים

בעת פתיחת תיק לקוח חדש ובעת קבלת פניות והזמנות במערכת, מוצגת למשתמש רשימה של פניות והזמנות דומות לפי מספרי טלפון /...

הפקת מסמכי הנהלת חשבונות

באמצעות מערכת Kala ניתן להנפיק בקלות מסמכים חתומים דיגיטלית ולשלוח ללקוח מקור והעתק בכל עת. המסמכים החשבונאים...

סליקה וחיוב כרטיסי אשראי

מערכת Kala מאפשרת לחייב ולזכות לקוחות ישירות דרך המערכת באמצעות חיבור לספקי סליקת כרטיס אשראי. החיבור יאפשר הזנת פרטי...

פעולות ותהליכים אוטומטים

Kala משפרת ומייעלת תהליכים עיסקיים עם כלי אוטומציה מתקדמים הניתנים להתאמה אישית. באמצעות הגדרת פעולות המחליפות פעולות...

ניהול משימות ומעקב ביצוע

ארגון וניהול משימות יעיל, כולל תצוגה על גבי יומן. מאפשר לכם להיות במעקב אחרי כל משימה, לדעת עבור מי היא, מי צריך לבצע...

יומן משימות ואירועים / פגישות / תורים

צפייה בפגישות ואירועים / תורים שנקבעו ומשימות לביצוע, בהתאמה אישית על גבי יומן. להלן עיקרי האפשרויות:...

הגדרת תהליכי עבודה וסטטוסים

מערכת Kala מאפשרת להגדיר תהליכים המתבצעים בעסק על ידי הגדרות סטטוסים, תסריטי טיפול, משימות ותהליכים אוטומטיים מותאמים...

תיעוד היסטוריית תקשורת

הצגת תיעוד מפורט אודות התקשורת, המשימות והליכי הטיפול שבוצעו. המערכת מתעדת את כל התקשורת המתבצעת באמצעות שיחות טלפון,...

חיבור למרכזייה טלפונית

הטמעת מערך טלפוני בארגון, עם אפשרות חלוקה לשלוחות וניתוב שיחות חכם. אנו מכירים בצורך של כל עסק להתאים את תכונות...

​מספר טלפון וירטואלי והקלטת שיחות

הקלטה, מדידה וניטור שיחות נכנסות למספר וירטואלי אשר יונפק עבורך. פרטיות ודיסקרטיות - למי שאינו מעוניין לחשוף את...

שליחה וקבלת הודעות וואטסאפ

שליחת הודעות וואטצאפ דינאמיות ליחידים ובתפוצה תיעוד מלא של היסטוריית התקשורת עם כל נמען בכרטיס המתאים ניהול תבניות...

קבלת הודעות מפייסבוק למערכת ואפשרות מענה

כיום, כשהרשתות החברתיות ופייסבוק בפרט הפכו לפלטפורמה המרכזית בשיווק העסק ולאינטראקציה עם הלקוחות, אין מנוס מלהתחבר אליו....

שליחת אימיילים

אפשרות לתקשורת אימיילים מתועדת מול הפונים והלקוחות הקיימים. אפשרות ניהול תבניות קבועות הכוללות שדות דינאמים כמו שם...

קבלת אימיילים

אפשרות קבלת אימיילים מלקוחות ישירות לתוך מערכת ה-CRM. באמצעות תיבת אימייל מיוחדת תוכלו לקבל אימיילים מלקוחות ישירות...

ניתוח תוכן אימיילים נכנסים

תמיכה ביצירת "לידים" מאימיילים המתקבלים, תוך ניתוח תוכן האימייל והזנת הנתונים בשדות המתאימים בפרטי...

שליחת הודעות SMS מהמערכת

שליחת הודעות SMS ליחידים ולמספר נמענים בו-זמנית. השירות כולל ניהול תבניות SMS הכוללות שדות דינאמים כמו...

קבלת הודעות SMS

במערכת Kala ניתן לקבל הודעות SMS ישירות לתוך המערכת ה-CRM. הודעות המגיעות למערכת, מתועדות בצורה אוטומטית בכרטיס הפונה /...

חיבור המערכת לחברת שילוח

מערכת Kala מתממשקת באופן מלא לחברות הפצה ושילוח המובילות בארץ. החיבור מאפשר פתיחת קריאות למשלוח ומעקב אחר חבילות, עדכון...

דו"חות מערכת וייצוא מידע

כברירת מחדל אנו שומרים כמה שיותר מידע ב-Kala CRM, מידע הוא כוח ואיתו ניתן לעשות המון דברים. ניתן לשמור גם מידע אחר לפי...

לוח בקרה (Dashboard)

דף בקרה המרכז את המידע העדכני והמעניין ביותר בעסק. סוכנים - רואים פניות, הזמנות, לקוחות ומשימות שהם אחראיים לביצוען...

חייגן שיחות אוטומטי

חייגן השיחות האוטומטי הינו טכנולוגיה שנועדה בעיקר למוקדים טלפוניים ולכל בית עסק שמוציא שיחות בקצב גבוה. החייגן האוטומטי...

ניהול עמודי נחיתה

יצירה, ניהול של דפי נחיתה וניטור הצלחת פעולות הפרסום שנעשו עליהם.

ניהול אתר אינטרנט

במערכת קאלה ניתן להקים ולתפעל אתרים ודפי נחיתה. הקמת האתר נעשית על ידי צוות קאלה ותפעולו נעשה על ידי הלקוח באמצעות מערכת...

מכירת מוצרים באינטרנט

מערכת Kala מספקת גם פתרון כולל להקמה וניהול חנויות וירטואליות ואתרי מכירת שירותים. עיצוב האתרים נעשה על פי דרישה באמצעות...

קופונים ומבצעים באתר

כמו כל חנות פיזית המציגה מבצעים בחלון הראווה, גם חנויות וירטואליות משתמשות במבצעים מסוגים שונים על מנת למשוך לקוחות...

חיבור צ'אט בוט ל Kala CRM

מערכת Kala תומכת בחיבור לצ'אט בוט של Virtual Spirits שיעבוד בשבילך 24/7 ללא צורך במפעיל אנושי. את...

ניהול משתמשי המערכת

מערכת Kala מאפשרת הגדרת משתמשים מורשים מסוגים שונים בעלי הרשאות מתאימות לתפקיד, למשל - מנהל / סוכן / מנהל מערכת / מנהל...

הוראות קבע - מס"ב

אפשרות הגדרת צורת תשלום מסוג מס"ב (מרכז סליקה בנקאי) שילוב עם תוסף החיובים האוטומטי אשר מחשב סכומים לחיוב לפי...