ריכוז וניהול הזמנות

מערכת Kala תרכז עבורכם את ההזמנות המתקבלות בעסק ותאפשר לבצע תהליכי מכירה ותפעול, ידניים ואוטומטיים, תוך מעקב ותיעוד מלא של הפעילות והתקשורת עם כל לקוח.
המידע במערכת זמין לכל הסוכנים/מנהלים עם ההרשאות המתאימות, ואין צורך להעבירו באופן ידני מאחד לשני ולבזבז זמן יקר.

ריכוז הזמנות ופניות אל העסק:

הזמנות המתקבלות בחנות הוירטואלית שלכם יופיעו במערכת באופן אוטומטי. ישנה תמיכה בכל פלטפורמות המכירה המוכרות, כגון WooCommerce, Shopify, Magento, BigCommerce, PrestaShop, CashCow, E-Shop, Konimbo, Wordpress ועוד.
כמו כן ניתן להוסיף הזמנות באופן ידני בקלות וביעילות, כולל בחירת מוצרים מתוך קטלוג עדכני.
​בנוסף להזמנות, מערכת Kala תרכז עבורכם פניות אל העסק ממגוון מקורות, כגון: אתר / דף נחיתה / שירותי מזכירות / צ'אט בוט / אימיילים / טלפונים / הודעות טקסט / API / ייבוא אוטומטי וידני ועוד..
 

יכולות ניהול ותפעול הזמנות:

  • רשימה המרכזת את כל ההזמנות כולל הצגת תקציר המוצרים המוזמנים, אפשרויות סינון מתקדמות, סידור לפי עמודות, ייצוא וביצוע פעולות על מספר הזמנות באופן גורף.
  • הגדרת שדות מותאמים אישית להזמנה ולמוצר/שירות מוזמן. כולל אפשרות יצירת קבוצות מאפיינים והצגתם לפי סוגי מוצר וסטטוס.
  • הגדרת אחראי לטיפול בהזמנה או מוצר/שרות מוזמן, מתוך משתמשי המערכת.
  • יצירת משימות לביצוע עם אחראי ותאריך יעד, התראה לביצוע, התראה על סיום ואפשרות יצירת משימות מחזוריות. 
  • הגדרת תהליכים אוטומטיים, לדוגמא יצירת משימה "פולו-אפ" בעת שליחת "הצעת מחיר" / שליחת אימייל ללקוח ו/או לספק מסויים, המכיל את פרטי ההזמנה בעת שינוי סטטוס.
  • ניהול הזמנות באמצעות סטטוסים ותהליכי עבודה מוגדרים מראש.
  • היסטוריית עדכוני סטטוס - פרוט כל שינויי הסטטוס שבוצעו עם פירוט של משך הזמן בסטטוס, מי ביצע, וסיבה בהתאם לצורך.
  • ניהול קטלוג מוצרים
  • ניהול מאגר לקוחות ותיקי לקוח
  • זיהוי הזמנות דומות במערכת לפי מספר טלפון/כתובת אימייל והתראה לסוכן על קיומן.
  • המרת פניה להזמנה בלחיצת כפתור. ההזמנה תכיל את כל פרטי הפניה לשם המשך טיפול. ובהתאם לצורך, הפניה תשנה את הסטטוס (למשל ל"הומרה להזמנה").
  • ניהול מוצרים בהזמנה. כולל אפשרות הוספת מוצר מוזמן שלא הוגדר מראש.
  • הצגת הזמנות/שרותים מוזמנים ומשימות על גבי יומן, לדוגמא הזמנות שהוגדר להם תאריך פגישה.
  • שיוך קבצים להזמה - שיוך תמונות / קבצים רלוונטים הקשורים לפניה.
  • דף ניהול ראשי מציג דו"חות, הזמנות ומשימות המצריכות טיפול. עבור כל משתמש לוח הבקרה מציג את הנתונים הרלוונטים לו.
  • ניהול הזמנות ע"י סוכנים / מנהלים הגדרת משתמשי מערכת מסוג "סוכן" / "מנהל", כולל אפשרות להגדיר באילו הזמנות יוכלו לצפות  סוכנים - רק שלהם / של כולם / גם ב"ללא אחראי".
ביצוע ותיעוד תקשורת עם לקוחות:
  • שליחת אימיילים ליחיד / בתפוצה מתוך תבניות אימייל דינאמיות המכילות מידע על המוצרים בהזמנה (למשל תבנית "הצעת מחיר", "מפרט הזמנה"),.
  • שליחת הודעת טקסט (SMS / Whatsapp) ליחיד / בתפוצה מתוך תבניות דינאמיות עם פרטי ההזמנה / הלקוח / הפניה.
  • ביצוע שיחת טלפון - ניתן לחבר את המערכת למרכזייה טלפונית, כך יתאפשר הוצאת שיחות בקליק ישירות מתוך המערכת.
  • קבלת שיחות טלפון - התראה על שיחה נכנסת, עם קישור לכרטיס ההזמנה או פתיחת אוטומטית של הכרטיס על המסך.
  • תיעוד הליך טיפול - תיעוד הערות חשובות להמשיך תהליך הטיפול בהזמנה.
  • היסטוריית תקשורת - פרוט כל התקשורת הנכנסת והיוצאת.
  • היסטוריית שינויים - פרוט כל שינוי ערך, עם שם המבצע.
תוספים אפשריים:
  • חיבור לחברת שילוח - מאפשרת הגשת בקשה אוטומטית לאיסוף משלוח, הדפסת מדבקות ועדכון אוטומטי של סטטוס המשלוח בכרטיס ההזמנה במערכת.
  • חיבור לספק סליקת כרטיסי אשראי
  • חיבור לספק הנהלת חשבונות

דוגמא ל"כרטיס הזמנה", המכיל נתונים אודות הלקוח, המוצרים המוזמנים, היסטוריית ההתקשרות, מסמכי הנהלת חשבונות, קבצים מצורפים ועוד:

דף הזמנה - פרטי לקוח - פרטי מוצרים מוזמנים - היסטורית התקשרות - מסמכי הנהלת חשבונות - קבצים מצורפים ועוד
 
מעוניין בריכוז וניהול הזמנות? לחץ כאן או התקשר ל 077-8067225

עוד מתוך יכולות המערכת

איסוף וניהול פניות לעסק

מערכת Kala אוספת פניות אל העסק ממגוון מקורות ומרכזת אותן תחת קורת גג אחת. באמצעות המערכת ניתן לנהל תהליכי שיווק ומכירה ידניים ואוטומטיים...

ניהול מאגר לקוחות

מערכת הניהול Kala CRM היא קודם כל מערכת ניהול קשרי לקוחות, המרכזת את כל המידע אודות לקוחות העסק במקום אחד, ונותנת לעובדים בעסק מגוון פתרונות...

ניהול קטלוג מוצרים

פתרון מלא לבניית קטלוג מוצרים ושירותים המוצעים על ידי העסק, כולל אפשרויות מתקדמות של הגדרת מאפיינים, ניהול מלאי ומחסנים, ניהול ספקים,...

זיהוי לקוחות חוזרים

בעת פתיחת תיק לקוח חדש ובעת קבלת פניות והזמנות במערכת, מוצגת למשתמש רשימה של פניות והזמנות דומות לפי מספרי טלפון / אימייל. בעת קבלת שיחת...

הפקת מסמכי הנהלת חשבונות

באמצעות מערכת Kala ניתן להנפיק בקלות מסמכים חתומים דיגיטלית ולשלוח ללקוח מקור והעתק בכל עת. המסמכים החשבונאים נשמרים ומתועדים...

סליקה וחיוב כרטיסי אשראי

מערכת Kala מאפשרת לחייב ולזכות לקוחות ישירות דרך המערכת באמצעות חיבור לספקי סליקת כרטיס אשראי. החיבור יאפשר הזנת פרטי אשראי, חיוב מיידי /...

פעולות ותהליכים אוטומטים

Kala משפרת ומייעלת תהליכים עיסקיים עם כלי אוטומציה מתקדמים הניתנים להתאמה אישית. באמצעות הגדרת פעולות המחליפות פעולות ידניות, טעויות רבות...

ניהול משימות לביצוע

ארגון וניהול משימות יעיל, המאפשר להיות במעקב אחרי כל משימה, בעבור מי היא, מי צריך לבצע אותה ומתי. באמצעות המערכת, כל עובד עם הרשאה מתאימה...

יומן משימות ואירועים / פגישות / תורים

צפייה בפגישות ואירועים / תורים שנקבעו ומשימות לביצוע, בהתאמה אישית על גבי יומן. להלן עיקרי האפשרויות: סינון האירועים המוצגים...

הגדרת תהליכי עבודה וסטטוסים

מערכת Kala מאפשרת להגדיר תהליכים המתבצעים בעסק על ידי הגדרות סטטוסים, תסריטי טיפול, משימות ותהליכים אוטומטיים מותאמים אישית. בכל שלב בטיפול...

תיעוד היסטוריית תקשורת

הצגת תיעוד מפורט אודות התקשורת, המשימות והליכי הטיפול שבוצעו. המערכת מתעדת את כל התקשורת המתבצעת באמצעות שיחות טלפון, אימיילים והודעות טקסט...

חיבור למרכזייה טלפונית

הטמעת מערך טלפוני בארגון, עם אפשרות חלוקה לשלוחות וניתוב שיחות חכם. אנו מכירים בצורך של כל עסק להתאים את תכונות הטלפוניה לתהליכי העבודה...

​מספר טלפון וירטואלי והקלטת שיחות

הקלטה, מדידה וניטור שיחות נכנסות למספר וירטואלי אשר יונפק עבורך. פרטיות ודיסקרטיות - למי שאינו מעוניין לחשוף את מספר הטלפון האישי...

שליחה וקבלת הודעות וואטסאפ

 שליחת הודעות וואטצאפ דינאמיות ליחידים ובתפוצה  הצגת סטטוס הודעות - נשלח / התקבל / נפתח  ניתוח תגובות, כולל הסרה מרשימה...

קבלת הודעות מפייסבוק למערכת ואפשרות מענה

כיום, כשהרשתות החברתיות ופייסבוק בפרט הפכו לפלטפורמה המרכזית בשיווק העסק ולאינטראקציה עם הלקוחות, אין מנוס מלהתחבר אליו. מצד שני, למי יש זמן...

שליחת אימיילים

אפשרות לתקשורת אימיילים מתועדת מול הפונים והלקוחות הקיימים. אפשרות ניהול תבניות קבועות הכוללות שדות דינאמים כמו שם הנמען, שם הפונה, טלפון...

קבלת אימיילים

אפשרות קבלת אימיילים מלקוחות ישירות לתוך מערכת ה-CRM. באמצעות תיבת אימייל מיוחדת תוכלו לקבל אימיילים מלקוחות ישירות לכרטיס הלקוח / הזמנה /...

ניתוח תוכן אימיילים נכנסים

תמיכה ביצירת לידים עבור כל פניה המתקבלת באימייל תוך ניתוח פרטי הליד מתוך האימייל המתקבל. תמיכה קיימת לשירותים רבים המייצרים לידים כגון:...

שליחת הודעות SMS מהמערכת

שליחת הודעות SMS ליחידים ולמספר נמענים בו-זמנית. השירות כולל ניהול תבניות SMS הכוללות שדות דינאמים כמו שם הנמען, שם הפונה,...

קבלת הודעות SMS

במערכת Kala ניתן לקבל הודעות SMS ישירות לתוך המערכת ה-CRM. הודעות המגיעות למערכת, מתועדות בצורה אוטומטית בכרטיס הפונה / לקוח / הזמנה המתאים...

חיבור המערכת לחברת שילוח

מערכת Kala מתממשקת באופן מלא לחברות הפצה ושילוח המובילות בארץ. החיבור מאפשר פתיחת קריאות למשלוח ומעקב אחר חבילות, עדכון שלב המשלוח בכרטיס...

דו"חות מערכת וייצוא מידע

כברירת מחדל אנו שומרים כמה שיותר מידע ב-Kala CRM, מידע הוא כוח ואיתו ניתן לעשות המון דברים. ניתן לשמור גם מידע אחר לפי דרישה ולייצר בעזרתו...

לוח בקרה (Dashboard)

דף בקרה המרכז את המידע העדכני והמעניין ביותר בעסק. סוכנים - רואים פניות, הזמנות, לקוחות ומשימות שהם אחראיים לביצוען ונמצאות בסטטוס הדורש...

חייגן שיחות אוטומטי

חייגן השיחות האוטומטי הינו טכנולוגיה שנועדה בעיקר למוקדים טלפוניים ולכל בית עסק שמוציא שיחות בקצב גבוה. החייגן האוטומטי למעשה מחליף את הצורך...

ניהול עמודי נחיתה

יצירה, ניהול של דפי נחיתה וניטור הצלחת פעולות הפרסום שנעשו עליהם.

ניהול אתר אינטרנט

במערכת קאלה ניתן להקים ולתפעל אתרים ודפי נחיתה. הקמת האתר נעשית על ידי צוות קאלה ותפעולו נעשה על ידי הלקוח באמצעות מערכת ניהול ידידותית. כל...

מכירת מוצרים באינטרנט

מערכת Kala מספקת גם פתרון כולל להקמה וניהול חנויות וירטואליות ואתרי מכירת שירותים. עיצוב האתרים נעשה על פי דרישה באמצעות ספקי עיצוב...

קופונים ומבצעים באתר

כמו כל חנות פיזית המציגה מבצעים בחלון הראווה, גם חנויות וירטואליות משתמשות במבצעים מסוגים שונים על מנת למשוך לקוחות לרכוש מוצרים שלאו דווקא...

חיבור צ'אט בוט ל Kala CRM

מערכת Kala תומכת בחיבור לצ'אט בוט של Virtual Spirits שיעבוד בשבילך 24/7 ללא צורך במפעיל אנושי. את הצ'אט ניתן לשתול באתר...

ניהול משתמשי המערכת

מערכת Kala מאפשרת הגדרת משתמשים מורשים מסוגים שונים בעלי הרשאות מתאימות לתפקיד, למשל - מנהל / סוכן / מנהל מערכת / מנהל תוכן / מנהל שיווק...

הוראות קבע - מס"ב

אפשרות הגדרת צורת תשלום מסוג מס"ב (מרכז סליקה בנקאי) שילוב עם תוסף החיובים האוטומטי אשר מחשב סכומים לחיוב לפי תקופות שימוש ומייצר...