הגדרת תהליכי עבודה וסטטוסים

מערכת Kala מאפשרת להגדיר תהליכים המתבצעים בעסק על ידי הגדרות סטטוסים, תסריטי טיפול, משימות ותהליכים אוטומטיים מותאמים אישית. בכל שלב בטיפול בכרטיס כלשהו, מוצג למשתמש האחראי לטיפול רק המידע והפעולות הרלוונטיות לביצוע המשימה.

ניהול סטטוסים מותאמים אישית

כל הפניות וההזמנות במערכת הניהול נמצאות בסטטוס מסויים, לדוגמא פניה בסטטוס "חדש", "טופל", "נסגר בהצלחה", "פרטים חסרים", או לדוגמא "טיוטה", "באריזה", "נשלח ללקוח" המתאימים לניהול הזמנות ומשלוחים.
רשימת הסטטוסים ניתנת לשליטה מלאה כך שניתן להגדיר סטטוסים ללא הגבלה ובהתאם לצרכים ולתהליכים שעוברות הפניות בעסק.
במידה ומוצר / שירות בהזמנה יכול להיות מטופל בנפרד, קיימת אפשרות לתת סטטוס עבור כל אחד מהמוצרים/שירותים בהזמנה - וביחד הם ישפיעו על הסטטוס הכללי של ההזמנה.

שינוי הסטטוס יכול להתבצע באופן ידני על ידי משתמשי המערכת או באופן אוטומטי על ידי תהליכים מוגדרים מראש בעת ביצוע פעולות ממגוון סוגים - לדוגמא מעבר לסטטוס "פולו-אפ" בעת שליחת "הצעת מחיר".
כאשר מתקבלת פניה / הזמנה חדשה במערכת, בדרך כלל היא תקבל סטטוס "חדש", ובהתאם לטיפול הנעשה בה היא תעבור בין סטטוסים שונים.

לסטטוסים ניתן לקבוע גם:
  • צבע - לזיהוי מהיר ונוח לעין.
  • סוג - משמש לסינון מספר סטטוסים במקביל.
  • עדיפות
  • זמן סביר לטיפול

סרגל היסטוריית סטטוסים

כל שינוי של סטטוס מתועד במערכת, ובכל כרטיס פניה / הזמנה / שירות, ניתן לצפות בהיסטוריית הסטטוסים, כולל זמן שהות בסטטוס / אחראי/ סיבה ועוד. באמצעות סרגל הסטטוסים ניתן לדעת בקלות מה הם התהליכים שהתבצעו באותו כרטיס, מרגע שנוצר ועד עתה.

קבוצות מאפיינים לפי סטטוס

ניתן לקבוע עבור כל סטטוס, אילו מבין קבוצות המאפיינים יופיעו בכרטיס פניה / הזמנה באותו סטטוס. קבוצות המאפיינים גם הן דינאמיוית וניתן להגדיר שדות שמשפיעים על שדות אחרים וכך ליצור טפסים נוחים לתפעול.

הגדרת תהליכי עבודה

תהליכי העבודה מפורקים לשלבים כך שבכל שלב ישנה פעולה מרכזית לביצוע, והנחיות למשתמש אודות הטיפול שיש לבצע בשלב זה, ומוגדרות לו רשימה של פעולות אותן ניתן לבצע (לאילו סטטוסים ניתן לעבור מכל סטטוס). פעולה לביצוע יכולה להיות למשל: "להתקשר ללקוח" / "לשלוח הצעת מחיר" / "לקבוע פגישה" וכו'.
הפעולות יכולות להתבצע באופן ידני או באופן אוטומטי כאשר פעולה יכולה להתבצע בעקבות שינוי סטטוס או להיות הגורם לשינוי. למשל ניתן להגדיר ששליחת אימייל ללקוח מתבנית "הצעת מחיר", תשנה את סטטוס ההזמנה ל"נשלחה הצעת מחיר".

 
מעוניינים בהגדרת תהליכי עבודה וסטטוסים? לחצו כאן או התקשרו ל 077-8067225

עוד מתוך יכולות המערכת

איסוף וניהול פניות לעסק

מערכת Kala אוספת פניות אל העסק ממגוון מקורות ומרכזת אותן תחת קורת גג אחת. באמצעות המערכת ניתן לנהל...

ניהול מאגר לקוחות

מערכת הניהול Kala CRM היא קודם כל מערכת ניהול קשרי לקוחות, המרכזת את כל המידע אודות לקוחות העסק...

ניהול הזמנות ותהליכי מכירה

באמצעות מערכת Kala תוכלו לנהל את תהליכי המכירה והתפעול בעסק ולייעל כל אחד מהשלבים, החל...

הפקת מסמכי הנהלת חשבונות

באמצעות מערכת Kala ניתן להנפיק בקלות מסמכים חתומים דיגיטלית ולשלוח ללקוח מקור והעתק בכל...

סליקה וחיוב כרטיסי אשראי

מערכת Kala מאפשרת לחייב ולזכות לקוחות ישירות דרך המערכת באמצעות חיבור לספקי סליקת כרטיס אשראי....

חיבור למרכזייה טלפונית

הקפצת התראה בעת שיחה נכנסת, שיחה שהסתיימה או שלא נענתה, למשתמש המוגדר לשלוחה. חיוג ישירות מהמערכת...

שליחה וקבלת הודעות וואטסאפ

שליחת הודעות וואטצאפ דינאמיות ליחידים ובתפוצה תיעוד מלא של היסטוריית התקשורת עם כל נמען בכרטיס...

פעולות ותהליכים אוטומטים

Kala משפרת ומייעלת תהליכים עיסקיים עם כלי אוטומציה מתקדמים הניתנים להתאמה אישית. באמצעות הגדרת...

ניהול משימות ומעקב ביצוע

ארגון וניהול משימות יעיל, כולל תצוגה על גבי יומן. מאפשר לכם להיות במעקב אחרי כל משימה, לדעת עבור מי...

יומן משימות ואירועים / פגישות / תורים

צפייה בפגישות ואירועים / תורים שנקבעו ומשימות לביצוע, בהתאמה אישית על גבי יומן. להלן עיקרי...

זיהוי לקוחות חוזרים

בעת פתיחת תיק לקוח חדש ובעת קבלת פניות והזמנות במערכת, מוצגת למשתמש רשימה של פניות והזמנות דומות לפי...

תיעוד היסטוריית תקשורת

הצגת תיעוד מפורט אודות התקשורת, המשימות והליכי הטיפול שבוצעו. המערכת מתעדת את כל התקשורת המתבצעת...

שליחת אימיילים

אפשרות לתקשורת אימיילים מתועדת מול הפונים והלקוחות הקיימים. אפשרות ניהול תבניות קבועות הכוללות...

קבלת אימיילים

מערכת Kala תומכת בקבלת אימיילים ישירות לתוך המערכת, באמצעות תיבת אימייל וירטואלית מיוחדת, המנוהלת...

שליחת הודעות SMS מהמערכת

שליחת הודעות SMS ליחידים ולמספר נמענים בו-זמנית. השירות כולל ניהול...

קבלת הודעות SMS

במערכת Kala ניתן לקבל הודעות SMS ישירות לתוך המערכת ה-CRM. הודעות המגיעות למערכת, מתועדות בצורה...

ניהול קטלוג מוצרים

פתרון מלא לבניית קטלוג מוצרים ושירותים המוצעים על ידי העסק, כולל אפשרויות מתקדמות של הגדרת מאפיינים,...

ממשק לחיוב הוראות קבע - מס"ב

אפשרות הגדרת צורת תשלום מסוג מס"ב (מרכז סליקה בנקאי) וביצוע חיובים בעזרת ממשק ייעודי לצורך:...

​מספר טלפון וירטואלי והקלטת שיחות

הקלטה, מדידה וניטור שיחות נכנסות למספר וירטואלי אשר יונפק עבורך. פרטיות ודיסקרטיות - למי...

קבלת הודעות מפייסבוק למערכת ואפשרות מענה

כיום, כשהרשתות החברתיות ופייסבוק בפרט הפכו לפלטפורמה המרכזית בשיווק העסק ולאינטראקציה עם הלקוחות,...

ניתוח תוכן אימיילים נכנסים

תמיכה ביצירת "לידים" מאימיילים המתקבלים, תוך ניתוח תוכן האימייל והזנת הנתונים בשדות...

יבוא אוטומטי של מסמכי הנהלת חשבונות שהונפקו בריווחית

ייבוא אוטומטי של מסמכי הנהלת חשבונות הנוצרים ב"ריווחית אונליין" אל מערכת Kala. שירות זה...

חיבור אתר Konimbo למערכת Kala

ניתן לחבר את מערכת Kala CRM לאתרים הבנויים במערכת קונימבו (Konimbo) לצורך יבוא...

חיבור אתר חנות Wordpress למערכת Kala

תוסף Kala לאתרי וורדפרס (Wordpress) לצורך העברת פרטי הזמנות ופניות מטפסים. כולל: העברת פניות...

חיבור המערכת לחברת שליחויות

מערכת Kala מתממשקת באופן מלא לחברות הפצה ושילוח המובילות בארץ. החיבור מאפשר פתיחת קריאות...

דו"חות מערכת וייצוא מידע

כברירת מחדל אנו שומרים כמה שיותר מידע ב-Kala CRM, מידע הוא כוח ואיתו ניתן לעשות המון דברים. ניתן...

לוח בקרה (Dashboard)

דף בקרה המרכז את המידע העדכני והמעניין ביותר בעסק. סוכנים - רואים פניות, הזמנות, לקוחות ומשימות...

חיבור צ'אט בוט ל Kala CRM

מערכת Kala תומכת בחיבור לצ'אט בוט של Virtual Spirits שיעבוד בשבילך 24/7 ללא צורך במפעיל...

ניהול עמודי נחיתה

יצירה, ניהול של דפי נחיתה וניטור הצלחת פעולות הפרסום שנעשו עליהם.

ניהול אתר אינטרנט

במערכת קאלה ניתן להקים ולתפעל אתרים ודפי נחיתה. הקמת האתר נעשית על ידי צוות קאלה ותפעולו נעשה על ידי...

מכירת מוצרים באינטרנט

מערכת Kala מספקת גם פתרון כולל להקמה וניהול חנויות וירטואליות ואתרי מכירת שירותים. עיצוב האתרים נעשה...

קופונים ומבצעים באתר

כמו כל חנות פיזית המציגה מבצעים בחלון הראווה, גם חנויות וירטואליות משתמשות במבצעים מסוגים שונים על...

ניהול משתמשי המערכת

מערכת Kala מאפשרת הגדרת משתמשים מורשים מסוגים שונים בעלי הרשאות מתאימות לתפקיד, למשל - מנהל / סוכן /...