האוטומציות שהלקוחות שלנו הכי אוהבים
- מענה AI אוטומטי בוואטסאפ, 24/7: Claude, ChatGPT או Gemini עונים ללקוח מתוך המידע של העסק שלכם - גם בלילה ובסופ"ש, עם היסטוריית השיחה. רוצים שליטה? ה-AI מכין טיוטה והנציג מאשר.
- חלוקה הוגנת של פניות: כל פנייה חדשה עוברת אוטומטית לנציג הבא בתור, בסבב שווה בין חברי הצוות - ורק למי שזמין עכשיו לפי שעות העבודה שלו.
- חשבונית שיוצאת לבד: התשלום התקבל? חשבונית/קבלה מופקת אוטומטית ונשלחת ללקוח במייל, בוואטסאפ או ב-SMS.
- תזכורות לפי תאריך: יום לפני הפגישה בשעה 9:00, ביום ההולדת, לפני חידוש מנוי או לפי מועד הפירעון של חשבונית פתוחה - כל לקוח לפי התאריך שלו.
- מעקב הצעות מחיר: הצעה ממתינה 3 ימים בלי תשובה? הלקוח מקבל תזכורת עדינה והנציג מקבל משימת מעקב.
- שיחה שלא נענתה לא הולכת לאיבוד: הלקוח מקבל SMS "ראינו שהתקשרתם" והנציג מקבל משימה לחזור אליו.
- גיבוי כשוואטסאפ נכשל: המספר לא בוואטסאפ או שההודעה לא נמסרה? המערכת שולחת SMS או מייל במקום, או פותחת משימה לנציג.
- חיבור לכל מערכת: שולחים נתונים לכל מערכת חיצונית (Webhook / API), ומערכות חיצוניות יכולות להפעיל אוטומציות ב-Kala.
מתי זה קורה? עשרות טריגרים
- פניות: פנייה חדשה (לפי מקור, קמפיין, תוכן או כל שדה), שינוי סטטוס או עדיפות, פנייה שנמצאת יותר מדי זמן באותו סטטוס.
- תקשורת: הודעת וואטסאפ / SMS / פייסבוק / אינסטגרם נכנסת או יוצאת (גם לפי תוכן ההודעה), אימייל נשלח מתבנית מסוימת או התקבל, שיחה נכנסת או יוצאת - מצלצלת, נענתה, לא נענתה, תא קולי או הסתיימה, גם לפי שלוחה.
- שינוי פרטים בכרטיס: כל שדה שהשתנה - מערך מסוים לערך מסוים, כולל טלפון, אימייל ואחראי.
- הזמנות וחנות: הזמנה חדשה, שינוי סטטוס הזמנה או מוצר בהזמנה, שינוי מצב תשלום, מוצר שנוסף להזמנה או לקטלוג.
- הנהלת חשבונות: מסמך שהופק - לפי סוג המסמך ואמצעי התשלום.
- משימות ופעילות: משימה בוצעה, כל המשימות בכרטיס הושלמו, וכל פעילות שנרשמה במערכת - למשל הודעה שנכשלה או פרטי אשראי שהוזנו.
- לקוחות: לקוח חדש נוצר או התחבר לאזור האישי.
- לפי זמן: פעם אחת או במחזוריות (כל שעה, יום, שבוע, חודש ועד שנה), על רשימת פניות, לקוחות, הזמנות, מוצרים או מסמכים שלא שולמו - לפני או אחרי תאריך בכרטיס, בשעה קבועה ועם תאריך סיום.
- מבחוץ: כתובת Webhook ייעודית שכל מערכת חיצונית יכולה לקרוא לה ולהפעיל את האוטומציה.
מה קורה? כל הפעולות שצריך
- שיוך אחראי: נציג קבוע, לפי שדה בכרטיס, או בסבב בתוך קבוצה - לפי זמינות.
- הודעות: וואטסאפ, SMS ואימייל מתבנית או עם תוכן דינמי - ללקוח, לספק, למנהל או לכל מספר, עם אפשרות לעיכוב ולגיבוי ב-SMS.
- משימות ותיעוד: יצירת משימה עם אחראי, עדיפות ומועד יחסי ("בעוד 48 שעות"), ביטול משימות פתוחות ותיעוד פעילות בכרטיס.
- עדכון נתונים: שינוי סטטוס, עדיפות ומקור, ועדכון כל שדה בפנייה, בלקוח, בהזמנה ובמוצר.
- המרות: פנייה ללקוח או להזמנה, יצירת פנייה חדשה וארכוב.
- כסף ומלאי: הפקת חשבוניות וקבלות, חיוב אוטומטי של הזמנות חוזרות, הוספת מוצר להזמנה, נעילת מלאי ועדכון מלאי.
- מסמכים: יצירת קובץ PDF מתבנית (למשל הסכם או הצעה) ושמירתו בכרטיס.
- התראות לצוות: הודעה קופצת למשתמשים המחוברים.
- חיבורים: קריאת API לכל מערכת (JSON / XML, כותרות, ייבוא מ-Postman) ושמירת התשובה בכרטיס, וייבוא מתוזמן של פניות, לקוחות ומוצרים.
- AI: הצעת מענה, מענה אוטומטי ושליפת נתונים מהשיחה (מספר משתתפים, מועד מבוקש) לשדות הכרטיס - וגם הפעלת אוטומציה נוספת לפי מה שה-AI הבין.
אוטומציה אחת יכולה לבצע כמה פעולות יחד - למשל לשייך נציג, לשלוח וואטסאפ וליצור משימה, ברגע אחד.
שליטה מלאה ושקט נפשי
- סינון מדויק בלי קוד: מגדירים בממשק פשוט על אילו פניות, הזמנות או לקוחות האוטומציה פועלת - לפי כל שדה, סטטוס, מקור, אחראי או שעות פעילות.
- יודעים מה קרה ולמה: לכל אוטומציה היסטוריית הרצות, מועד הרצה אחרון ושגיאות - וכל הודעה שנשלחה מקושרת לאוטומציה ששלחה אותה.
- סדר וקדימויות: קובעים את סדר ההרצה בין אוטומציות, מפעילים ומשהים בלחיצה.
- לא מפספסים כלום: אוטומציה מתוזמנת שהופעלה באיחור? מריצים אותה על התאריכים שהוחמצו.
דוגמאות מהשטח
- פנייה מפייסבוק ← שיוך בסבב לצוות המכירות + וואטסאפ "קיבלנו את פנייתך" + משימת שיחת היכרות.
- הודעת וואטסאפ מחוץ לשעות הפעילות ← תשובת AI מיידית + משימה לנציג לבדוק את השיחה בבוקר.
- שליחת אימייל "הצעת מחיר" ← שינוי סטטוס ל"הצעה נשלחה" + SMS ללקוח לבדוק את תיבת הדואר.
- תשלום התקבל ← חשבונית/קבלה נשלחת ללקוח + הזמנה עוברת ל"בטיפול".
- 24 שעות אחרי "נסגר בהצלחה" ← סקר שביעות רצון באימייל.
- הזמנה עברה ל"מוכן להרכבה" ← משימה לצוות + SMS עדכון ללקוח.
- הזמנה נשלחה ← אימייל עם פרטי ההזמנה ומספר המעקב.
- כל המשימות בכרטיס הושלמו ← מעבר אוטומטי לשלב הבא.
