יבוא אוטומטי של מסמכי הנהלת חשבונות שהונפקו בריווחית
ייבוא אוטומטי של מסמכי הנהלת חשבונות הנוצרים ב"ריווחית אונליין" אל מערכת Kala.
שירות זה מיועד כמובן למשתמשי ריווחית, שיוצרים מסמכים במערכת ריווחית ומעוניינים שהם יופיעו במערכת Kala שלהם.
לדוגמא אם ישנו אתר המחובר לריווחית, ובעת תשלום מונפק מסמך בריווחית - באופן אוטומטי תיווצר הזמנה בקאלה עם פרטי המסמך שהונפק.
להלן פרטים חשובים על דרך הפעולה של שירות זה:
שירות זה מיועד כמובן למשתמשי ריווחית, שיוצרים מסמכים במערכת ריווחית ומעוניינים שהם יופיעו במערכת Kala שלהם.
לדוגמא אם ישנו אתר המחובר לריווחית, ובעת תשלום מונפק מסמך בריווחית - באופן אוטומטי תיווצר הזמנה בקאלה עם פרטי המסמך שהונפק.
להלן פרטים חשובים על דרך הפעולה של שירות זה:
- במערכת Kala יווצר כרטיס הזמנה מקושרת ללקוח קיים או חדש, עם המוצרים המופיעים במסמך, והוא יתועד בכרטיס ההזמנה/הלקוח.
- ההזמנה תיווצר רק במידה והמסמך אינו קיים במערכת.
- בהתאם לפרטי הלקוח המגיעים עם המסמך, הוא יקושר ללקוח קיים/חדש במערכת Kala.
- במידה ולא זוהה לקוח קיים במערכת Kala יווצר לקוח חדש.
- בכרטיס הלקוח ב-Kala ישמר "מספר הלקוח בריווחית" לצורך מניעת כפילות ביצירת לקוחות.
- זיהוי הלקוח נעשה לפי מספר עסק/ת.ז/מייל/טלפון - בהתאם להגדרות אישיות שלכם.
- לא יתבצע עדכון פרטי לקוח ב-Kala כאשר הוא מעודכן בריווחית וגם לא להיפך.
- בהתאם לפריטים המופיעים במסמך, הוא יקושר למוצרים בקטלוג במערכת Kala.
- במידה ולא זוהה מוצר קיים בקטלוג במערכת Kala יווצר מוצר חדש בקטלוג.
- בכרטיס מוצר בקטלוג Kala ישמר "מספר המוצר בריווחית" לצורך מניעת כפילות.
- זיהוי מוצרים בקטלוג מתבצע לפי מק"ט (אם יש - ועדיף שיהיה) או כותרת הפריט.
- כאשר מוצר זוהה בקטלוג קאלה, הכותרת שלו, המחיר והמק"ט יעודכנו ב-Kala בהתאם למה שהגיע מריווחית.
- לא יתבצע עדכון פרטי מוצר בריווחית כאשר הוא מעודכן בקטלוג Kala.
- ניתן להגדיר למשתמשי מערכת Kala "מספר סוכן בריווחית" וכך מסמכים יקושרו אל משתמשי המערכת בעת הייבוא.
- ניתן להגדיר עבור כל סוג מסמך סטטוס עבור ההזמנה שתיווצר.
- הייבוא יתבצע כל 5 דקות ויביא מסמכים שנוצרו בריווחית (ולא קיימים ב-Kala) מאז הייבוא האחרון.
- השירות כולל ייבוא חד פעמי של מסמכים קיימים שכבר הונפקו - עד 18 חודשים אחורה או 8000 מסמכים.