פעולות ותהליכים אוטומטים

Kala משפרת ומייעלת תהליכים עיסקיים עם כלי אוטומציה מתקדמים הניתנים להתאמה אישית.
באמצעות הגדרת פעולות המחליפות פעולות ידניות, טעויות רבות נמנעות ותהליכים מפסיקים ליפול בין הכסאות...

מערכת הניהול Kala בנויה באופן המאפשר שילוב פעולות אוטומטיות בטבעיות בכל פעולה או ממשק. ניתן להגדיר תהליכים אוטומטיים שיופעלו בעקבות פעולות שבחרנו לממש, ובכך לייצר המשכיות טבעית לטיפול בפניות / הזמנות ולזרימת תהליך הטיפול ותיעוד המידע בעסק.
במערכת Kala ניתן להטמיע תהליכים אוטומטים על ידי הגדרת פעולות אוטומטיות שיקרו בעקבות מפעילים מסוגים שונים.

דוגמאות למפעילים (טריגרים) שעבורם ניתן להגדיר פעולות אוטומטיות:

  • קבלת פניה חדשה - התייחסות לפניות מסויימות בלבד לפי מקור הפנייה, נושא עם מילה מסויימת, ועוד...
  • שינוי סטטוס פניה/הזמנה מסטטוס מסויים לסטטוס מסויים
  • הימצאות של פניה/הזמנה בסטטוס מסוים יותר מ-X זמן מוגדר
  • אימייל נשלח (מתבנית מסויימת)
  • הודעת טקסט נשלחה (מתבנית מסויימת)
  • שיחה נכנסת נענתה
  • שיחה נכנסת הסתיימה
  • פניה הומרה להזמנה / לקוח
  • לקוח נוסף
  • משימה בוצעה / לא בוצעה
  • כל המשימות הושלמו
  • מסמך הונפק
  • מוצר נוסף להזמנה
  • סטטוס הזמנה השתנה / סטטוס מוצר בהזמנה השתנה
  • מצב תשלום הזמנה עודכן
  • פעילות מתוזמנת
    • פעולות חוזרות כל X זמן
    • תזמון תהליכים לתאריך מסויים / דינאמי
    • אפשרות ביצוע פעולה על רשימת פניות/ לקוחות / הזמנות.
  • ועוד...

דוגמאות לפעולות אוטומטיות שניתן להגדיר עבור הטריגרים:

  • קביעת אחראי לטיפול בפניה / הזמנה / לקוח / שירות ללקוח
  • יצירת משימה לביצוע תוך קביעת אחראי לביצוע ותאריך יחסי
  • שינוי סטטוס פניה / הזמנה
  • שליחת הודעת SMS דינמית ללקוח או למספר מוגדר אחר (למשל מנהל או ספק חיצוני)
  • שליחת תבנית אימייל לפונה / מנהל
  • שליחת קריאה חיצונית לכתובת חיצונית (POST Webhook לשרת אחר או למערכת חיצונית)
  • שינוי עדיפות
  • עדכון ערכים בשדות מותאמים אישית
  • הצגת הודעה למשתמשים מחוברים
  • ביטול משימות
  • המרת פניה ללקוח
  • ייבוא מוצרים
  • ביצוע קריאת API /Webhook דינאמית (לצורך חיבור המערכת לשירותים נוספים)
  • ועוד...

דוגמאות לתהליכים אוטומטים

  • בעת קבלת פנייה מפייסבוק => הגדרת עדיפות גבוהה יותר + שיוך אחראי מסויים לטיפול.
  • בעת שליחת אימייל מתבנית "הצעת מחיר" => שינוי סטטוס ההזמנה ל- "הצעת מחיר נשלחה ללקוח" + שליחת תבנית סמס ללקוח על מנת להתריע לו לבדוק את תיבת האימייל.
  • 24 שעות לאחר שינוי הזמנה לסטטוס מסוג "נסגר בהצלחה" לשלוח תבנית אימייל "סקר שביעות רצון" ללקוח אשר מקשר לדף נחיתה במערכת קאלה עם טופס מותאם אישית.
  • הגדרת עדיפות גבוהה לפניות המגיעות דרך חברת טלמרקטינג (למשל).
  • יצירת משימת מעקב אחר הצעת מחיר (FollowUp), אשר תופיע לסוכן האחראי לאחר X זמן מרגע שליחת אימייל הצעת מחיר להזמנה.
  • שליחת סמס אוטומטי ללקוח לאחר יותר מ-X זמן בסטטוס מסויים (למשל, לקוח שנשלחה אליו הצעת מחיר והמערכת מזכירה לו שעליו לעיין בה ולאשר אם הוא רוצה להמשיך בתהליך).
  • זיהוי סוכן מטפל אחרון לפניות חדשות ושיוך אוטומטי של הסוכן בתור אחראי.
  • שליחת SMS לפונה בעת מעבר לסטטוס: "בוצעו מספר נסיונות יצירת קשר ללא הצלחה".
  • יצירת משימה "יש להרכיב את המוצר" בעת שינוי סטטוס ההזמנה ל-"מוכן להרכבה" + SMS עדכון ללקוח.
  • שינוי סטטוס הזמנה ל-"ממתין ללקוח" לאחר שליחה של אימייל "הצעת מחיר" + אפשרות לביצוע FollowUp אוטומטי או יצירת משימה לביצוע מעקב על הצעת המחיר מול הלקוח.
  • שליחת תזכורת ללקוח שהזמין שירות X ותאריך התור נקבע לעוד יומיים.
  • שליחת אימייל עם פרטי הזמנה ומעקב בעת שינוי סטטוס הזמנה ל-"נשלחה בדואר".
  • Lead webhooks - אפשרות העברת מידע אודות נתוני הגלישה והפנייה. מאפשר העתקת לידים בין מערכות CRM נפרדות.
  • שליחת הודעת מערכת למשתמשים מסויימים המחוברים למערכת.
  • המרה פניה ללקוח.
  • ביטול כל המשימות הפתוחות.

דוגמא להגדרת תהליך אוטומטי - צילום מסך

KALA CRM - טופס הגדרת אוטומציות - תהליכים אוטומטים

תוכן זה מעודכן לפי גרסה 4.3.57
מעוניין בפעולות ותהליכים אוטומטים? לחץ כאן או התקשר ל 077-8067225

עוד מתוך יכולות המערכת

איסוף וניהול פניות לעסק

מערכת Kala אוספת פניות אל העסק ממגוון מקורות ומרכזת אותן תחת קורת גג אחת. באמצעות המערכת ניתן לנהל תהליכי שיווק ומכירה ידניים ואוטומטיים...

ניהול מאגר לקוחות

מערכת הניהול Kala CRM היא קודם כל מערכת ניהול קשרי לקוחות, המרכזת את כל המידע אודות לקוחות העסק במקום אחד, ונותנת לעובדים בעסק מגוון פתרונות...

ריכוז וניהול הזמנות

מערכת Kala תרכז עבורכם את ההזמנות המתקבלות בעסק ותאפשר לבצע תהליכי מכירה ותפעול, ידניים ואוטומטיים, תוך מעקב ותיעוד מלא של הפעילות והתקשורת...

ניהול קטלוג מוצרים

פתרון מלא לבניית קטלוג מוצרים ושירותים המוצעים על ידי העסק, כולל אפשרויות מתקדמות של הגדרת מאפיינים, ניהול מלאי ומחסנים, ניהול ספקים,...

זיהוי לקוחות חוזרים

בעת פתיחת תיק לקוח חדש ובעת קבלת פניות והזמנות במערכת, מוצגת למשתמש רשימה של פניות והזמנות דומות לפי מספרי טלפון / אימייל. בעת קבלת שיחת...

הפקת מסמכי הנהלת חשבונות

באמצעות מערכת Kala ניתן להנפיק בקלות מסמכים חתומים דיגיטלית ולשלוח ללקוח מקור והעתק בכל עת. המסמכים החשבונאים נשמרים ומתועדים...

סליקה וחיוב כרטיסי אשראי

מערכת Kala מאפשרת לחייב ולזכות לקוחות ישירות דרך המערכת באמצעות חיבור לספקי סליקת כרטיס אשראי. החיבור יאפשר הזנת פרטי אשראי, חיוב מיידי /...

ניהול משימות לביצוע

ארגון וניהול משימות יעיל, המאפשר להיות במעקב אחרי כל משימה, בעבור מי היא, מי צריך לבצע אותה ומתי. באמצעות המערכת, כל עובד עם הרשאה מתאימה...

יומן משימות ואירועים / פגישות / תורים

צפייה בפגישות ואירועים / תורים שנקבעו ומשימות לביצוע, בהתאמה אישית על גבי יומן. להלן עיקרי האפשרויות: סינון האירועים המוצגים...

הגדרת תהליכי עבודה וסטטוסים

מערכת Kala מאפשרת להגדיר תהליכים המתבצעים בעסק על ידי הגדרות סטטוסים, תסריטי טיפול, משימות ותהליכים אוטומטיים מותאמים אישית. בכל שלב בטיפול...

תיעוד היסטוריית תקשורת

הצגת תיעוד מפורט אודות התקשורת, המשימות והליכי הטיפול שבוצעו. המערכת מתעדת את כל התקשורת המתבצעת באמצעות שיחות טלפון, אימיילים והודעות טקסט...

חיבור למרכזייה טלפונית

הטמעת מערך טלפוני בארגון, עם אפשרות חלוקה לשלוחות וניתוב שיחות חכם. אנו מכירים בצורך של כל עסק להתאים את תכונות הטלפוניה לתהליכי העבודה...

​מספר טלפון וירטואלי והקלטת שיחות

הקלטה, מדידה וניטור שיחות נכנסות למספר וירטואלי אשר יונפק עבורך. פרטיות ודיסקרטיות - למי שאינו מעוניין לחשוף את מספר הטלפון האישי...

שליחה וקבלת הודעות וואטסאפ

 שליחת הודעות וואטצאפ דינאמיות ליחידים ובתפוצה  הצגת סטטוס הודעות - נשלח / התקבל / נפתח  ניתוח תגובות, כולל הסרה מרשימה...

קבלת הודעות מפייסבוק למערכת ואפשרות מענה

כיום, כשהרשתות החברתיות ופייסבוק בפרט הפכו לפלטפורמה המרכזית בשיווק העסק ולאינטראקציה עם הלקוחות, אין מנוס מלהתחבר אליו. מצד שני, למי יש זמן...

שליחת אימיילים

אפשרות לתקשורת אימיילים מתועדת מול הפונים והלקוחות הקיימים. אפשרות ניהול תבניות קבועות הכוללות שדות דינאמים כמו שם הנמען, שם הפונה, טלפון...

קבלת אימיילים

אפשרות קבלת אימיילים מלקוחות ישירות לתוך מערכת ה-CRM. באמצעות תיבת אימייל מיוחדת תוכלו לקבל אימיילים מלקוחות ישירות לכרטיס הלקוח / הזמנה /...

ניתוח תוכן אימיילים נכנסים

תמיכה ביצירת לידים עבור כל פניה המתקבלת באימייל תוך ניתוח פרטי הליד מתוך האימייל המתקבל. תמיכה קיימת לשירותים רבים המייצרים לידים כגון:...

שליחת הודעות SMS מהמערכת

שליחת הודעות SMS ליחידים ולמספר נמענים בו-זמנית. השירות כולל ניהול תבניות SMS הכוללות שדות דינאמים כמו שם הנמען, שם הפונה,...

קבלת הודעות SMS

במערכת Kala ניתן לקבל הודעות SMS ישירות לתוך המערכת ה-CRM. הודעות המגיעות למערכת, מתועדות בצורה אוטומטית בכרטיס הפונה / לקוח / הזמנה המתאים...

חיבור המערכת לחברת שילוח

מערכת Kala מתממשקת באופן מלא לחברות הפצה ושילוח המובילות בארץ. החיבור מאפשר פתיחת קריאות למשלוח ומעקב אחר חבילות, עדכון שלב המשלוח בכרטיס...

דו"חות מערכת וייצוא מידע

כברירת מחדל אנו שומרים כמה שיותר מידע ב-Kala CRM, מידע הוא כוח ואיתו ניתן לעשות המון דברים. ניתן לשמור גם מידע אחר לפי דרישה ולייצר בעזרתו...

לוח בקרה (Dashboard)

דף בקרה המרכז את המידע העדכני והמעניין ביותר בעסק. סוכנים - רואים פניות, הזמנות, לקוחות ומשימות שהם אחראיים לביצוען ונמצאות בסטטוס הדורש...

חייגן שיחות אוטומטי

חייגן השיחות האוטומטי הינו טכנולוגיה שנועדה בעיקר למוקדים טלפוניים ולכל בית עסק שמוציא שיחות בקצב גבוה. החייגן האוטומטי למעשה מחליף את הצורך...

ניהול עמודי נחיתה

יצירה, ניהול של דפי נחיתה וניטור הצלחת פעולות הפרסום שנעשו עליהם.

ניהול אתר אינטרנט

במערכת קאלה ניתן להקים ולתפעל אתרים ודפי נחיתה. הקמת האתר נעשית על ידי צוות קאלה ותפעולו נעשה על ידי הלקוח באמצעות מערכת ניהול ידידותית. כל...

מכירת מוצרים באינטרנט

מערכת Kala מספקת גם פתרון כולל להקמה וניהול חנויות וירטואליות ואתרי מכירת שירותים. עיצוב האתרים נעשה על פי דרישה באמצעות ספקי עיצוב...

קופונים ומבצעים באתר

כמו כל חנות פיזית המציגה מבצעים בחלון הראווה, גם חנויות וירטואליות משתמשות במבצעים מסוגים שונים על מנת למשוך לקוחות לרכוש מוצרים שלאו דווקא...

חיבור צ'אט בוט ל Kala CRM

מערכת Kala תומכת בחיבור לצ'אט בוט של Virtual Spirits שיעבוד בשבילך 24/7 ללא צורך במפעיל אנושי. את הצ'אט ניתן לשתול באתר...

ניהול משתמשי המערכת

מערכת Kala מאפשרת הגדרת משתמשים מורשים מסוגים שונים בעלי הרשאות מתאימות לתפקיד, למשל - מנהל / סוכן / מנהל מערכת / מנהל תוכן / מנהל שיווק...

הוראות קבע - מס"ב

אפשרות הגדרת צורת תשלום מסוג מס"ב (מרכז סליקה בנקאי) שילוב עם תוסף החיובים האוטומטי אשר מחשב סכומים לחיוב לפי תקופות שימוש ומייצר...