ניהול סטטוסים מותאמים אישית
כל הפניות וההזמנות במערכת הניהול נמצאות בסטטוס מסויים, לדוגמא פניה בסטטוס "חדש", "טופל", "נסגר בהצלחה", "פרטים חסרים", או לדוגמא "טיוטה", "באריזה", "נשלח ללקוח" המתאימים לניהול הזמנות ומשלוחים.רשימת הסטטוסים ניתנת לשליטה מלאה כך שניתן להגדיר סטטוסים ללא הגבלה ובהתאם לצרכים ולתהליכים שעוברות הפניות בעסק.
במידה ומוצר / שירות בהזמנה יכול להיות מטופל בנפרד, קיימת אפשרות לתת סטטוס עבור כל אחד מהמוצרים/שירותים בהזמנה - וביחד הם ישפיעו על הסטטוס הכללי של ההזמנה.
שינוי הסטטוס יכול להתבצע באופן ידני על ידי משתמשי המערכת או באופן אוטומטי על ידי תהליכים מוגדרים מראש בעת ביצוע פעולות ממגוון סוגים - לדוגמא מעבר לסטטוס "פולו-אפ" בעת שליחת "הצעת מחיר".
כאשר מתקבלת פניה / הזמנה חדשה במערכת, בדרך כלל היא תקבל סטטוס "חדש", ובהתאם לטיפול הנעשה בה היא תעבור בין סטטוסים שונים.
לסטטוסים ניתן לקבוע גם:
- צבע - לזיהוי מהיר ונוח לעין.
- סוג - משמש לסינון מספר סטטוסים במקביל.
- עדיפות
- זמן סביר לטיפול
סרגל היסטוריית סטטוסים
כל שינוי של סטטוס מתועד במערכת, ובכל כרטיס פניה / הזמנה / שירות, ניתן לצפות בהיסטוריית הסטטוסים, כולל זמן שהות בסטטוס / אחראי/ סיבה ועוד. באמצעות סרגל הסטטוסים ניתן לדעת בקלות מה הם התהליכים שהתבצעו באותו כרטיס, מרגע שנוצר ועד עתה.קבוצות מאפיינים לפי סטטוס
ניתן לקבוע עבור כל סטטוס, אילו מבין קבוצות המאפיינים יופיעו בכרטיס פניה / הזמנה באותו סטטוס. קבוצות המאפיינים גם הן דינאמיות וניתן להגדיר שדות שמשפיעים על שדות אחרים וכך ליצור טפסים נוחים לתפעול.הגדרת תהליכי עבודה
תהליכי העבודה מפורקים לשלבים כך שבכל שלב ישנה פעולה מרכזית לביצוע, והנחיות למשתמש אודות הטיפול שיש לבצע בשלב זה, ומוגדרות לו רשימה של פעולות אותן ניתן לבצע (לאילו סטטוסים ניתן לעבור מכל סטטוס). פעולה לביצוע יכולה להיות למשל: "להתקשר ללקוח" / "לשלוח הצעת מחיר" / "לקבוע פגישה" וכו'.הפעולות יכולות להתבצע באופן ידני או באופן אוטומטי כאשר פעולה יכולה להתבצע בעקבות שינוי סטטוס או להיות הגורם לשינוי. למשל ניתן להגדיר ששליחת אימייל ללקוח מתבנית "הצעת מחיר", תשנה את סטטוס ההזמנה ל"נשלחה הצעת מחיר".