הגדרת תהליכי עבודה וסטטוסים

מערכת Kala מאפשרת להגדיר תהליכים המתבצעים בעסק על ידי הגדרות סטטוסים, תסריטי טיפול, משימות ותהליכים אוטומטיים מותאמים אישית. בכל שלב בטיפול בכרטיס כלשהו, מוצג למשתמש האחראי לטיפול רק המידע והפעולות הרלוונטיות לביצוע המשימה.

ניהול סטטוסים מותאמים אישית

כל הפניות וההזמנות במערכת הניהול נמצאות בסטטוס מסויים, לדוגמא פניה בסטטוס "חדש", "טופל", "נסגר בהצלחה", "פרטים חסרים", או לדוגמא "טיוטה", "באריזה", "נשלח ללקוח" המתאימים לניהול הזמנות ומשלוחים.
רשימת הסטטוסים ניתנת לשליטה מלאה כך שניתן להגדיר סטטוסים ללא הגבלה ובהתאם לצרכים ולתהליכים שעוברות הפניות בעסק.
במידה ומוצר / שירות בהזמנה יכול להיות מטופל בנפרד, קיימת אפשרות לתת סטטוס עבור כל אחד מהמוצרים/שירותים בהזמנה - וביחד הם ישפיעו על הסטטוס הכללי של ההזמנה.

שינוי הסטטוס יכול להתבצע באופן ידני על ידי משתמשי המערכת או באופן אוטומטי על ידי תהליכים מוגדרים מראש בעת ביצוע פעולות ממגוון סוגים - לדוגמא מעבר לסטטוס "פולו-אפ" בעת שליחת "הצעת מחיר".
כאשר מתקבלת פניה / הזמנה חדשה במערכת, בדרך כלל היא תקבל סטטוס "חדש", ובהתאם לטיפול הנעשה בה היא תעבור בין סטטוסים שונים.

לסטטוסים ניתן לקבוע גם:
  • צבע - לזיהוי מהיר ונוח לעין.
  • סוג - משמש לסינון מספר סטטוסים במקביל.
  • עדיפות
  • זמן סביר לטיפול

סרגל היסטוריית סטטוסים

כל שינוי של סטטוס מתועד במערכת, ובכל כרטיס פניה / הזמנה / שירות ניתן לצפות בהיסטוריית הסטטוסים, כולל זמן שהות בסטטוס / מבצע / סיבה ועוד. באמצעות סרגל הסטטוסים ניתן לדעת בקלות מהם התהליכים שהתבצעו באותו כרטיס, מרגע שנוצר ועד עתה.

קבוצות מאפיינים לפי סטטוס

ניתן לקבוע עבור כל סטטוס, אילו מבין קבוצות המאפיינים יופיעו בכרטיס פניה / הזמנה באותו סטטוס. קבוצות המאפיינים גם הן דינאמיוית וניתן להגדיר שדות שמשפיעים על שדות אחרים וכך ליצור טפסים נוחים לתפעול.

הגדרת תהליכי עבודה

תהליכי העבודה מפורקים לשלבים כך שבכל שלב ישנה פעולה מרכזית לביצוע, והנחיות למשתמש אודות הטיפול שיש לבצע בשלב זה, ומוגדרות לו רשימה של פעולות אותן ניתן לבצע (לאילו סטטוסים ניתן לעבור מכל סטטוס). פעולה לביצוע יכולה להיות למשל: "להתקשר ללקוח" / "לשלוח הצעת מחיר" / "לקבוע פגישה" וכו'.
הפעולות יכולות להתבצע באופן ידני או באופן אוטומטי כאשר פעולה יכולה להתבצע בעקבות שינוי סטטוס או להיות הגורם לשינוי. למשל ניתן להגדיר ששליחת אימייל ללקוח מתבנית "הצעת מחיר", תשנה את סטטוס ההזמנה ל"נשלחה הצעת מחיר".

 
מעוניין בהגדרת תהליכי עבודה וסטטוסים? לחץ כאן או התקשר ל 077-6705526

עוד מתוך יכולות המערכת

איסוף וניהול פניות לעסק

מערכת Kala אוספת פניות אל העסק ממגוון מקורות ומרכזת אותן תחת קורת גג אחת....

ניהול מאגר לקוחות

מערכת הניהול Kala CRM היא קודם כל מערכת ניהול קשרי לקוחות, המרכזת את כל המידע...

ריכוז וניהול הזמנות

מערכת Kala תרכז עבורכם את ההזמנות המתקבלות בעסק ותאפשר לבצע תהליכי מכירה ותפעול,...

ניהול קטלוג מוצרים

פתרון מלא לבניית קטלוג מוצרים ושירותים המוצעים על ידי העסק, כולל אפשרויות...

זיהוי לקוחות חוזרים

בעת פתיחת תיק לקוח חדש ובעת קבלת פניות והזמנות במערכת מוצגת למשתמש רשימה של...

הפקת מסמכי הנהלת חשבונות

באמצעות מערכת Kala ניתן להנפיק בקלות מסמכים חתומים דיגיטלית ולשלוח...

סליקה וחיוב כרטיסי אשראי

מערכת Kala מאפשרת לחייב ולזכות לקוחות ישירות דרך המערכת באמצעות חיבור לספקי...

פעולות ותהליכים אוטומטים

Kala משפרת ומייעלת תהליכים עיסקיים עם כלי אוטומציה מתקדמים הניתנים להתאמה אישית....

ניהול משימות לביצוע

ארגון וניהול משימות יעיל, המאפשר להיות במעקב אחרי כל משימה, בעבור מי היא, מי...

יומן משימות ואירועים

צפייה במשימות לביצוע, פגישות ואירועים בהתאמה אישית על גבי יומן. אפשרויות תצוגה...

היסטוריית תקשורת

הצגת תיעוד מפורט אודות התקשורת, המשימות והליכי הטיפול שבוצעו. המערכת מתעדת את...

חיבור למרכזייה טלפונית

הטמעת מערך טלפוני בארגון, עם אפשרות חלוקה לשלוחות וניתוב שיחות חכם. אנו...

​מספר טלפון וירטואלי והקלטת שיחות

הקלטה, מדידה וניטור שיחות נכנסות למספר וירטואלי אשר יונפק עבורך. פרטיות...

שליחה וקבלת הודעות וואטצאפ

 שליחת הודעות וואטצאפ דינאמיות ליחידים ובתפוצה  הצגת סטטוס הודעות -...

שליחת אימיילים

אפשרות לתקשורת אימיילים מתועדת מול הפונים והלקוחות הקיימים. אפשרות ניהול...

קבלת אימיילים

אפשרות קבלת אימיילים מלקוחות ישירות לתוך מערכת ה-CRM. באמצעות תיבת אימייל מיוחדת...

ניתוח תוכן אימיילים נכנסים

תמיכה ביצירת לידים עבור כל פניה המתקבלת באימייל תוך ניתוח פרטי הליד מתוך...

שליחת הודעות SMS

אפשרות שליחת הודעות וביצוע דיוור של קמפיינים שיווקיים בהודעות SMS למכשירים...

קבלת הודעות SMS

קבלת הודעות SMS למערכת ה-CRM באמצעות מספר וירטואלי ייעודי 072. הודעות המגיעות...

אינטגרציה עם חברות שילוח

מערכת Kala מתממשקת באופן מלא לחברות הפצה ושילוח המובילות בארץ. החיבור מאפשר...

דו"חות מערכת וייצוא מידע

כברירת מחדל אנו שומרים כמה שיותר מידע ב-Kala CRM, מידע הוא כוח ואיתו ניתן לעשות...

דף ניהול ראשי (Dashboard)

דף בקרה המרכז את המידע העדכני והמעניין ביותר בעסק. סוכנים - רואים פניות,...

חייגן שיחות אוטומטי

חייגן שיחות אוטומטי מייצר שיחות יוצאות בקצב קבוע, ומכניס אותן למוקד הטלפוני...

ניהול עמודי נחיתה

יצירה, ניהול של דפי נחיתה וניטור הצלחת פעולות הפרסום שנעשו עליהם.

ניהול אתר אינטרנט

במערכת קאלה ניתן להקים ולתפעל אתרים ודפי נחיתה. הקמת האתר נעשית על ידי צוות קאלה...

מכירת מוצרים באינטרנט

מערכת Kala מספקת גם פתרון כולל להקמה וניהול חנויות וירטואליות ואתרי מכירת...

קופונים ומבצעים באתר

כמו כל חנות פיזית המציגה מבצעים בחלון הראווה, גם חנויות וירטואליות משתמשות...

חיבור צ'אט בוט ל Kala CRM

מערכת Kala תומכת בחיבור לצ'אט בוט של Virtual Spirits שיעבוד בשבילך 24/7...

ניהול משתמשי המערכת

מערכת Kala מאפשרת הגדרת משתמשים מורשים מסוגים שונים בעלי הרשאות מתאימות לתפקיד,...