ייבוא נתונים למערכת מקובץ

למערכת Kala ניתן לייבא נתונים כמו לקוחות / פניות  מתוך קובץ קיים. הקובץ צריך להיות עם אחת מהסיומות הבאות: CSV, TSV, XLS, XLSX. במערכת ניתן למצוא הסברים לשמות העמודות בהם ניתן להשתמש - בתפריט העליון יש ללחוץ על הכפתור המוביל לרשימת "פניות" או "לקוחות" ובדף שנפתח נלחץ על כפתור "ייבוא" ליד כפתור ההוספה.

בתחתית החלונית שנפתחת ישנו כפתור "מידע אודות העמודות" ולחיצה עליו תציג הסבר על העמודות. בנוסף ישנו כפתור "הורדת קובץ לדוגמא".

מומלץ להגדיר את השדות הנוספים בהגדרות המאפיינים לפני ביצוע הייבוא, כך הם יופיעו בקובץ לדוגמא ובנוסף - הנתונים שיכנסו למערכת יעברו שינויים בהתאם לסוג שהוגדר עבור המאפיין (מספר, טקסט, תאריך, כן/לא ועוד)

הכנת הקובץ ליבוא

  1. את הקובץ יש להכין ב- Google Sheets. פתחו מסמך חדש 
  2. להעלאת הקובץ לחצו בתפריט על "קובץ" ואז "ייבוא" בחרו את הקובץ מהמחשב שלכם ולחצו על "בחר". בחלונית שנפתחת ניתן לשנות הגדרות אבל בדרך כלל אין צורך. לחצו על הכפתור הירוק "יבוא נתונים" (Import data)
  3. בשורה העליונה יש לרשום בכל תא את שם העמודה באותיות אנגלית, מספרים ומקפים, ללא רווחים, בהתאם לשדות המערכתיים והמאפיינים המותאמים אישית (בדיוק כפי שרשום במידע אודות העמודות בחלונית הייבוא במערכת Kala).
  4. בשורה השניה ניתן לרשום עבור כל תא כותרת שתעזור לכם להבין מה מטרתו (כמו שניתן לראות בקובץ הדוגמא) - אך חשוב לבחור באפשרות "התעלם מהשורה השניה" בעת ביצוע היבוא.
  5. בכל שורה יש לרשום את המידע עבור פניה / לקוח אחד, בכל תא יש לשים ערך בהתאם לראש העמודה.
  6. בסיום נשמור את הקובץ בפורמט CSV - בתפריט העליון לחצו על "קובץ" ואז "הורדה" (File -> Download) ובחרו בפורמט CSV (ערכים מופרדים בפסיקים)
 

הנחיות ודגשים

  1. חשוב לעבוד לפי ההנחיות המופיעות בתחתית חלונית הייבוא.
  2. תאריכים יש להזין בפורמט הבא: dd-mm-yyyy 
  3. בייבוא פניות יש למלא בכל שורה לפחות אחד מהנתונים הבאים - email / phone / mobile.
  4. כל העמודות שאינן מזוהות על ידי המערכת יכנסו כמאפיינים מותאמים אישית.
  5. כדי להתעלם מעמודה יש להתחיל את שמה (בשורה הראשונה) בקו תחתון (_).
  6. אנחנו ממליצים לעבוד עם Google sheets - כלי חינמי במקום אקסל המאפשר עבודה ממספר מחשבים ושיתוף עם גורמים נוספים בקלות וביעילות, והמידע נשמר תמיד אונליין.
  7. מומלץ לבצע נסיון של ייבוא עם מעט שורות לפני ביצוע ייבוא של כל הקובץ.
 

יבוא אנשי קשר משוייכים ללקוחות

  1. יש להוסיף מאפיין מותאם אישית שישמש כמזהה ייחודי לכל לקוח (למשל "מספר העסק" או למשל מזהה ייחודי ממערכת חיצונית שלכם).
  2. יש להגדיר את המאפיין שהוספתם בהגדרה של "Attribute for parent detection", המופיעה בהגדרות -> ניהול חברים -> אפשרויות נוספות.
  3. בקובץ הייבוא יש לשים שתי עמודות, אחת בדיוק לפי ה-ID של המאפיין שהוספתם, והשנייה אותו דבר בתוספת קו תחתון בהתחלה.
  4. כלומר אם קראתם למאפיין "external_id" אז:
    1. יש לשים עמודה עם שם תואם: "external_id", כדי להזין / לעדכן את המזהה בכרטיס הלקוח.
    2. יש לשים עמודה נוספת בשם "_external_id" (מתחילה בקו תחתון) עבור שורות של אנשי קשר שרוצים לחבר ללקוח קיים. העמודה הזאת תגרום לחיבור עם הלקוח על ידי חיפוש הערך בפרטי לקוחות קיימים.
  5. בחלונית ביצוע היבוא חובה לסמן את האפשרות "שיוך לחבר לפי מאפיין של החבר: external_id".
  6. באופן זהה ניתן ליבא פניות עם שיוך ללקוח קיים.
 

ביצוע ייבוא למערכת

  1. בדף רשימת "פניות" או "לקוחות" נלחץ על "ייבוא".
  2. בחלונית שנפתחה נלחץ על "+ בחר קובץ" ונבחר את הקובץ שהכנו מהמחשב.
  3. נבחר את הדרך בה נרצה שהמערכת תתנהל עם רשומות המכילות פרטי תקשורת זהים ליישות קיימת - כלומר מה נרצה שיקרה כאשר המערכת מזהה פניה / לקוח שכבר קיים עם אותו מייל / טלפון.
  4. נלחץ על הכפתור "ייבוא" לביצוע הייבוא.
  5. בסיום הטעינה תופיע הודעה עם קישור לצפיה בתוצאות הייבוא.
  6. הייבוא מתבצע ברקע. ניתן לראות רשימה של ביצועי יבוא והסטטוס שלהם על ידי לחיצה על הכפתור "רשימה" המופיע בתחתית חלונית הייבוא.
 
דוגמא לחלונית ייבוא "פניות":
ייבוא פניות למערכת Kala

שימושים מיוחדים

  1. ניתן לייבא תיעוד ידני לפניות והזמנות באמצעות העמודות 
    history תיעוד ידני
    _history_creator יוצר התיעוד
    _history_created תאריך התיעוד