במערכת קאלה מוצג בסרגל השחור למעלה את כמות הפניות/הזמנות בסטטוסים מסוג "טיוטה" / "חדש".
השאיפה של משתמשי המערכת היא לטפל בכל הפניות וההזמנות המסומנות שם, כיוון שמדובר בפניות/הזמנות חדשות שעדיין לא טופלו.
הדרך ליידע את המערכת שפניות/הזמנות אלו טופלו היא שינוי של הסטטוס שלהן לסטטוס מסוג שונה, לדוגמא "בטיפול" או "בהמתנה", לאחר שביצעתם את מה שהיה דרוש לבצע, למשל ביצוע תקשורת עם הלקוח / עדכון פרטים / יצירת תיעוד / יצירת משימה וכו'.