חיובים והנהלת חשבונות

במערכת קאלה קיימת אפשרות  להגדיר "תנאי תשלום" לצורך הזנה של תאריך לתשלום תואם בעת הנפקת מסמך הנהלת חשבונות הדורש תאריך לביצוע. ניתן להגדיר ברירת מחדל (בהגדרות הכלליות - "הנפקת מסמך - תנאי תשלום ברירת מחדל"). ניתן להגדיר תנאי תשלום שונים ללקוחות / הזמנות, באמצעות מאפיין "תנאי תשלום" (payment_terms). תנאי התשלום כוללים מגוון אפשרויות, למשל: יום תשלום ספציפי בחודש / תוך שבוע / תוך חודש / שוטף 30+ / מיידי ועוד. במידה ומוגדר שתנאי התשלום הם "יום תשלום...

חיוב כרטיסי אשראי מתאפשר בעת הנפקת מסמכי קבלה או חשבונית + קבלה. הסכום לחיוב נקבע לפי סכום המוצרים המוזמנים באותה הזמנה ופרטים נוספים כמו מחיר המשלוח והנחות. במידה ורוצים לשנות את אמצעי התשלום לכ. אשראי -  על מנת להזין פרטי אשראי להזמנה,   בשדה של 'תשלום באמצעות', יש לסמן את אפשרות 'תשלום באשראי' וכעת יופיע בשורת הסכום הכולל כפתור כתום להצגת/הזנת פרטי האשראי.  

בכדי לבצע חיוב של כרטיס אשראי במערכת Kala יש לודא קודם כל שהינכם מחוברים לספק מתאים וגם לספק של הנפקת מסמכי הנהל חשבונות. חיוב כרטיס אשראי מתבצע במעמד הנפקת מסמך מסוג "קבלה" או "חשבונית + קבלה". יש לגשת אל כרטיס הזמנה שבו נרצה לבצע את החיוב ולהנפיק את המסמך. ניתן גם לחייב ולהנפיק מסמך מתוך כרטיס לקוח אבל מומלץ לבצע את זה בכרטיס ההזמנה כיוון שככה יופיעו המוצרים מההזמנה כפריטים במסמך. ניתן ליצור הזמנות ידנית או מתוך כרטיס לקוח קיים או מתוך כרטיס פניה. כמובן ישנם מקרים...

כיצד ניתן לצפות בכרטסת לקוח עם יתרה סופית ויכולת לייצוא מבלי להיכנס למערכת של ספק הנפקת המסמכים? המאזן של כל לקוח מופיע בתוך הכרטיס שלו, ובמידה ולא שלחו לנו בקשת תמיכה דרך המערכת ונוסיף זאת עבורכם. נוסף על כך ישנו דו"ח מערכתי בשם "מאזן לקוח", המרכז את כל הלקוחות שמסמכי הנהלת החשבונות שהופקו עבורם אינם מאוזנים. בכל שורה בדו"ח יש כפתור פרוט, ובתוך הפרוט ניתן לראות תאור של החשבוניות עצמן.

קביעת צורת התשלום מתאפשרת רק בהנפקת קבלה או חשבונית + קבלה. הסכום לחיוב נקבע לפי סכום המוצרים המוזמנים באותה הזמנה.

בעזרת קאלה ניתן לבצע חיוב אשראי בעת הנפקת מסמך קבלה, חשבונית/קבלה, או לבצע זיכוי בעת הנפקת קבלת זיכוי בעבור חשבונית זיכוי. הסליקה והנפקת הקבלה מתבצעות ברקע על ידי החברה הסולקת והחברה האחראית על הנפקת המסמכים. הסליקה והנפקת המסמכים מתבצעות בעבור הזמנות במערכת וסוכמן נקבע לפי סכום המוצרים המוזמנים באותה הזמנה.

ברשימת המסמכים נעמוד על החץ שורה החשבונית עסקה. בלחצני פעילות שהופיעו נלחץ על "חשבונית" תפתח חלונית הנפקת מסמך מסוג חשבונית, כאשר כל פרטי המסמך יתמלאו לפי החשבונית עסקה. כברירת מחדל סוג המסמך שיבחר הוא "חשבונית" אך ניתן לשנות את סוג המסמך לפי הצורך, למשל "חשבונית/קבלה". נעבור על פרטי המסמך לפני יצירתו כדי לוודא שכל הפרטים נכונים. על מנת להנפיק את המסמך בפועל יש לסמן "הנפקת מסמך" ליצירת מסמך באנגלית יש לסמן את האפשרות "צור מסמך באנגלית"...

נעמוד על החץ מימין לחשבונית קבלה שאותה נרצה לזכות. בלחצני פעילות שהופיעו נלחץ על נפתחה חלונית "זיכוי חש' + קבלה". בשדה "זיכוי ב-" נבחר את צורת הזיכוי. (במידה ובוחרים כרטיס אשראי ולא מסמנים למטה "כבר זוכה", אזי יבוצע זיכוי בפועל של כרטיס האשראי!) במידה ומנפיקים זיכוי עבור חשבונית, תונפק חשבונית זיכוי בלבד. במידה ומנפיקים זיכוי עבור קבלה, תונפק קבלת זיכוי בלבד. במידה ומנפיקים זיכוי עבור חשבונית קבלה, תונפק חשבונית זיכוי ובמידה ובוחרים את אופן...

שמירת פרטי אשראי מצריך שימוש בשירות ה-  Token של חברת הסליקה. ה- Token מאפשר לבצע חיובים חוזרים בכרטיס האשראי של הלקוח CRM.

הנפקת המסמכים מתבצעות בעבור הזמנות במערכת וסכומן נקבע לפי סכום המוצרים המוזמנים באותה הזמנה. לאחר הנפקת המסמך, המקור ישלח אוטומטית לכתובת האימייל שהוזנה בהזמנה. 

הנפקת המסמכים מתבצעות בעבור הזמנות במערכת וסכומן נקבע לפי סכום המוצרים המוזמנים באותה הזמנה. לאחר הנפקת המסמך, המקור ישלח אוטומטית לכתובת האימייל שהוזנה בהזמנה. 

ודאו שאתם מנפיקים מסמך עבור הזמנה עם מוצרים: הפריטים המופיעים בטופס הנפקת מסמך נלקחים מתוך רשימת המוצרים המוזמנים בכרטיס ההזמנה / הצעת מחיר / פרוייקט. כלומר, קודם כל יש לוודא שישנם מוצרים מוזמנים. במידה והמסמך מונפק ישירות עבור לקוח, לא יופיעו פריטים כברירת מחדל ויהיה צורך להזין באופן ידני לפחות פריט אחד. בדקו את הגדרות תוסף הנפקת מסמכים: ישנה הגדרה המאפשרת להציג רק מוצרים מסטטוסים מסויימים. על מנת לערוך הגדרה זו: - בתפריט העליון משמאל, עמדו על האייקון של גלגל השיניים ובתפריט שנפתח לחצו...

ניתן להוציא פרוט של מסמכי הנהלת חשבונות שהונפקו בטווח תאריכים מסויים. יש ללכת בתפריט ללקוחות ומתחת לבחור ב "מסמכי הנה"ח"

שירות "חיוב מחזורי אוטומטי" ניתן בתשלום ובאמצעות הוספת תוסף במערכת קאלה. יש לכוון את ההגדרות לפי הצרכים שלכם. למשל: יום להנפקת מסמכים / ביצוע הנפקת מסמכים בכל יום בהתאם לצורך. ביצוע גביה עד סוף החודש הקודם / עד סוף החודש הנוכחי. שעה ביום שבה יונפקו המסמכים האוטומטים. האם להנפיק את המסמכים בפועל או רק ליצור אותם ויונפקו ידנית. סטטוסים לביצוע חיוב מחזורי. ועוד..

בכרטיס הזמנה, מופיע למעלה שדה בשם "מצב תשלום" וגם מופיעה עמודה כזו ברשימת ההזמנות - אלא אם הוגדר אצלכם במערכת להסתיר את השדה הזה (בהגדרת מערכת "הסתרת סטטוס תשלום הזמנה"). שדה זה מאפשר למנהל המערכת להבין עבור כל הזמנה האם התקבלו פרטים (טוקן לחיוב) והאם חוייבה או לא. האפשרויות המופיעות בשדה זה הן קבועות ולא ניתן להוסיף / לשנות אותן. ניתן להגדיר תהליך אוטומטי הפועל כאשר "מצב התשלום" עודכן. אלו הן האפשרויות: שימו לב - כאשר להזמנה מוגדר "תשלום באמצעות" = "כרטיס אשראי": 1. הערך בשדה יתעדכן...