הגדרת משתמש אחראי אוטומטית / שיבוץ לפי קבוצה

הגדרת משתמש "אחראי לטיפול" ביישות כלשהיא באופן אוטומטי מתבצעת באמצעות תהליך אוטומטי ובו פעולה של "קבע אחראי לטיפול".

לפני כן ודאו שאפשרות שיוך לאחראי דלוקה במערכת שלכם (הגדרות -> הגדרות CRM -> "אפשרות שיוך אחראי לטיפול עבור פניות / לקוחות / הזמנות").

בחלונית הוספה / עדכון של תהליך אוטומטי, בפעולה "קבע אחראי לטיפול" מופיע שדה "משתמש אחראי" ובו ניתן לבחור באחת מהאפשרויות הבאות:

1. הסרת המשתמש האחראי

2. קביעת משתמש מסויים מתוך הקיימים

3. משתמש באופן דינאמי
לדוגמא: אם נרצה לקבוע משתמש אחראי מתוך מאפיין מותאם אישית בשם "custom_user_id" נרשום attributes.custom_user_id

4. משתמש מתוך קבוצת שיבוץ (המערכת תחלק באופן שווה בין המשתמשים בקבוצה). 

במידה ורוצים לקבוע אחראי מתוך קבוצה של משתמשים:
א. יש לוודא שהגדרתם "קבוצות שיבוץ" בהגדרות המערכת תחת "שיוך משתמש כאחראי לטיפול".
ב. יש להגדיר למשתמשים הרצויים את קבוצות השיבוץ אליהן הם שייכים בטופס עריכת משתמש (רק כאשר הוא ניתן לסימון כאחראי).

ניתן להפעיל זמינות לפי ימים ושעות עבור כל משתמש
- יש להפעיל הגדרה הנמצאת בהגדרות המערכת -> "שיוך משתמש כאחראי לטיפול" -> "שימוש בהגדרת זמינות שיבוץ לכל משתמש"
- משתמשים ישובצו רק כאשר הם מוגדרים כ"זמינים לשיבוץ".

שימו לב:
כאשר כל קבוצת השיבוץ אינה זמינה:
- התהליך האוטומטי יקבע את המשתמש הראשון השייך לקבוצת השיבוץ (לפי מיקום ברשימת החברים).
- במידה ולמשתמש כלשהו מוגדר "קבע זמינות באופן אוטומטי" הוא יבחר לפני אלו שלא מוגדר להם כך.

עוד מתוך הגדרות מערכת

כיצד מוסיפים משתמש חדש למערכת

מנהל המערכת יכול להוסיף משתמשים חדשים: 1. ניגש לאזור 'הגדרות משתמש וחשבון' בעמידה על סמל...

הגדרת סוגי סטטוסים להצגה בדף הראשי ולסינון פניות ברירת מחדל

בשולחן העבודה (הדף הראשי של המערכת) מוצגות בין השאר רשימת פניות / הזמנות הדורשות טיפול. ניתן...

איך להגדיר חתימה לאימיילים יוצאים?

ניתן להגדיר במערכת תבנית חתימה כללית, וחתימה אישית לכל משתמש. כאשר שולחים אימייל מהמערכת, כברירת...

הנחיות להוספה ועדכון של סטטוסים

הסטטוסים במערכת קאלה משמשים להגדרה של שלבים בתהליך טיפול בפניות, בהזמנות (נקראות גם הצעות מחיר),...

הגדרת רשימת סיבות לשינוי סטטוס

במעבר לסטטוס המצריך רישום סיבה, יפתח שדה לבחירת הסיבה. שדה זה מכיל סיבות אפשריות שהוגדרו מראש, ניתן...

הגדרת סטטוסים שמצריכים רישום סיבה

ניתן להגדיר כך שבהעברת פניה/הזמנה לסטטוס מסויים, חובה יהיה לרשום הסבר לגבי מעבר לסטטוס זה.  

הוספת מקורות הגעה לאפשרויות הבחירה

בכרטיס פניה / הזמנה קיים שדה להזנת מקור ההגעה המאפשר לבחור מקור הגעה מתוך רשימה שהוגדרה מראש. ניתן...

הגדרת רשימת כותרות למשימה/תיעוד ידני

בהוספת משימה/תיעוד, יש לרשום כותרת או לבחור מתוך רשימה מוגדרת מראש כך שבמקום הזנה ידנית של...

כיצד להציג ביומן של מערכת קאלה יומן/ים של גוגל קלנדר?

שים לב!! המדריךהזה עוזר לך להציג את היומן של גוגל בלבד! ולא מסנכרן אותו לשום כיוון

פילוח/סינון קבוע

כאשר רוצים להגדיר פילוח/סינון קבוע יש להגדיר את הסינון הרצוי לאחר מכן ללחוץ על השלוש נקודות בצד...

כיצד מגדירים אוטומציה מבוססת על תאריך

בשדות מותאמים אישית של היישויות השונות (פניות, הזמנות וכו') ניתן להגדיר מאפיינים מסוג...

ניהול תהליכים אוטומטיים (אוטומציות)

במערכת קאלה ניתן להגדיר תהליכים שיפעלו באופן אוטומטי ויבצעו מגוון פעולות בהתאם לצורך האישי שלכם....