על מנת לבצע פעולה אוטומטית של שליחת אימייל / הודעת טקסט, נגדיר תהליך אוטומטי. 1. בתפריט העליון משמאל למעלה נעמוד על תפריט ההגדרות ונלחץ על "תהליכים אוטומטיים" בתפריט שנפתח. 2. בדף שנפתח (רשימת תהליכים וטומטיים) יש ללחוץעל כפתור "הוספה" (ירוק משמאל) 3. בטופס הגדרת תהליך קודם כל יש לבחור את הפעולה שתגרום לביצוע השליחה ("מפעיל"), לדוגמא "סטטוס פנייה השתנה", ועבורו נגדיר גם "מאיזה סטטוס" "לאיזה סטטוס". 4. לאחר בחירת המפעיל, נסמן את...

ניתן לשלוח אימייל לכל לקוח / יצירת קשר / הזמנה, דרך הרשימה באמצעות לחיצה על פעולת "שליחת אימייל", או דרך הטופס באמצעות לחיצה על הכפתור המתאים ליד הכותרת. אפשרות שליחת האימייל מוצגת רק כאשר קיימת כתובת אימייל באותו כרטיס.

ניתן לשלוח הודעת טקסט מסוג SMS או Whatsapp לכל לקוח / יצירת קשר / הזמנה, דרך הטופס באמצעות לחיצה על הכפתור המתאים ליד הכותרת. אפשרות שליחת סמס מוצגת רק כאשר קיים טלפון סלולרי כלשהו באותו כרטיס. * שליחת סמס דורשת רכישת בנק הודעות. * שליחת הודעות וואטסאפ דורשת חיבור פעיל לתוסף המתאים.

כאשר מתקבלות במערכת Kala הודעות טקסט / שיחות חדשות / אימייליים, מתבצע זיהוי של כרטיס קיים ("פניה", "לקוח" או "הזמנה" למי שיש) על מנת לתעד את התקשורת במקום המתאים. הזיהוי מחפש את הכרטיס המתאים (קודם כל "הזמנות", לאחר מכן "פניות" ובסוף "לקוחות") בו קיים תיעוד של התקשרות מסויימת עם מספר הטלפון / האימייל של הלקוח, ב-90 יום אחרונים (ניתן לשנות את מספר הימים וניתן להגדיר שפעולת הזיהוי לא תחזיר כרטיס פניה / הזמנה הנמצאת בסטטוס מסויים)....

ניתן לשלוח מספר אימיילים וסמסים בבת אחת למספר פניות / לקוחות / הזמנות.

במערכת Kala מוצגות למשתמשים התראות דפדפן כאשר קורות פעולות עליהן חשוב שיקבלו התראה כגון: שיחות / הודעות / אימיילים / הזמנות / משימות ועוד. במידה ונתקלתם בבעיה עם הצגת ההתראות בצעו את הפעולות הבאות: 1. ליד שורת הכתובת בדפדפן לחצו על המנעול, ובחלונית שנפתחת ודאו שהגדרת ה-Notifications היא "Allow" 2. ודאו שאתם גולשים לכתובת המאובטחת של המערכת שמתחילה ב-https ולא http 3. ודאו שאתם עובדים על דפדפן כרום בגרסה החדשה ביותר 4. אם כל זה לא עזר, רשמו לנו בקשת תמיכה עם הסבר לגבי ההתראות שאינן...

ברשימות המציגות פניות, לקוחות והזמנות, מוצגת עמודה עם הכותרת ​"תאריך תקשורת אחרונה". עמודה זו מציגה את התאריך האחרון בו בוצעה תקשורת בפועל (הודעת טקסט / שיחה / אימייל) עם מספר הטלפון שמופיע בפרטי ההתקשרות של אותו כרטיס (פניה / לקוח / הזמנה). עבור פניות והזמנות המקושרת ללקוח, ילקח בחשבון תאריך התקשורת האחרונה עם הפרטים המופיעים בכרטיס הלקוח.

אחרי כל סעיף, במידה ועושים שינוי כלשהו, לנסות לשלוח/לקבל הודעה מהמערכת ולבדוק אם הסתדר.  לוודא ש whatsapp web פתוח ומחובר לטלפון עם המספר הנכון לוודא שהתוסף wabox פעיל וירוק (ניתן לראות אותו בשורה של הכתובת) לעשות רפרש לטאב של ה whatsapp web לנתק את ה whatsapp web ולסרוק מחדש את הקוד לסגור את כל חלונות כרום הפתוחות ולהפעיל את כרום מחדש ולהכנס ל whatsapp web.