בתפריט הגדרות (צד שמאל למעלה) נלחץ על ובתפריט נבחר . נלחץ על הכפתור הוספת תבנית SMS בשדה כותרת נזין כותרת (לשימוש המערכת בלבד לשם זיהוי כל אחת מהתבניות). בשדה תוכן הודעת ה - SMS נזין את הטקסט שישלח בהודעה. * (ניתן להגדיר מאפיינים דינאמיים מתוך פניות    או אנשי קשר. כגון, שם פרטי, מס' מוצר וכדומה.    יש לסמן את המלל הרצוי בסוגריים מסולסלים,    לדוגמה: {שם פרטי} ולפנות אלינו בבקשת תמיכה    לעדכן את התבנית.) בסיום נלחץ...

ניתן לשלוח אימייל לכל לקוח / יצירת קשר / הזמנה, דרך הרשימה באמצעות לחיצה על פעולת "שליחת אימייל", או דרך הטופס באמצעות לחיצה על הכפתור המתאים ליד הכותרת. אפשרות שליחת האימייל מוצגת רק כאשר קיימת כתובת אימייל באותו כרטיס.

קבצים המגיעים מהודעות וואטסאפ (תמונות / מסמכים) אינם נשמרים במאגר הקבצים מערכת אלא רק אצל הספק. עם זאת ניתן כמובן לצפות בקבצים מתוך היסטוריית התקשורת בכרטיס המתאים / בדו"ח התקשורת במערכת. על מנת לשמור אותם במאגר הקבצים במערכת יש להדליק את האפשרות "Whatsapp - שמירת תמונות / מסמכים במאגר הקבצים", המופיעה תחת "הגדרות" -> "הודעות טקסט".  אפשרות זו גם מקשרת את הקובץ לכרטיס הרלוונטי ויופיע בו במידה והדלקתם את האפשרות "אפשרות שיוך קבצים...

ניתן לשלוח הודעת טקסט מסוג SMS או Whatsapp לכל לקוח / יצירת קשר / הזמנה, דרך הטופס באמצעות לחיצה על הכפתור המתאים ליד הכותרת. אפשרות שליחת סמס מוצגת רק כאשר קיים טלפון סלולרי כלשהו באותו כרטיס. * שליחת סמס דורשת רכישת בנק הודעות. * שליחת הודעות וואטסאפ דורשת חיבור פעיל לתוסף המתאים.

על מנת לבצע פעולה אוטומטית של שליחת אימייל / סמס, נגדיר תהליך אוטומטי. 1. בתפריט העליון משמאל למעלה נעמוד על 'הגדרות' ונבחר 'תהליכים אוטומטיים' מהתפריט שנפתח. 2. בדף שנפתח (רשימת תהליכים אוטומטיים) יש ללחוץ על כפתור "הוספה" (ירוק משמאל למעלה) 3. בחלון שנפתח ראשית יש לבחור את הפעולה שתגרום לביצוע השליחה ("בחר פעולה כאשר..."),     למשל נשתמש ב- "סטטוס פנייה השתנה", ועבורו נגדיר גם "מסטטוס X" אל "סטטוס Y". 4. לאחר בחירת...

כאשר מתקבלות במערכת Kala הודעות טקסט / שיחות חדשות / אימייליים, על מנת לתעד את התקשורת במקום המתאים, מתבצע זיהוי של כרטיס קיים. הזיהוי מחפש את הכרטיס המתאים - קודם כל "הזמנות", לאחר מכן "פניות" ובסוף "לקוחות" - בו קיים תיעוד של התקשרות מסויימת עם מספר הטלפון / האימייל של הלקוח, ב-90 יום אחרונים (ניתן לשנות את מספר הימים וניתן להגדיר שפעולת הזיהוי לא תחזיר כרטיס פניה / הזמנה הנמצאת בסטטוס מסויים). במידה ולא זוהה כרטיס מתאים - תיווצר "פניה" חדשה...

במידה ותרצו שהודעות הנשלחות מהמערכת לא יצאו בכל יום / שעה, ניתן להגדיר זמנים לשליחת הודעות sms/Whatsapp. 1. יש לעמוד על סמל גלגל השיניים ובתפריט שנפתח יש ללחוץ על 'הגדרות כלליות'.  2. בדף זה יש לגשת אל לשונית 'הודעות טקסט'. שם יש להפעיל את אפשרות "שימוש במסגרות זמן קבועות לשליחת הודעות טקסט" בסימון אפשרות זו יופיע אזור להגדרת זמנים. * בחגים ומועדים יש לשנות את ההגדרה ידנית לפני ואחרי *

ניתן לשלוח מספר אימיילים וסמסים בבת אחת למספר פניות / לקוחות / הזמנות.

על מנת להסתיר את היסטוריית התקשרות של הזמנות דומות מאותו לקוח, יש לסמן בחלונית 'תקשורת ופעילות' בדף ההזמנה, בראש החלונית, את התיבה 'רק עבור הצעת המחיר' וכך לא יופיעו תקשורת ופעילות של הזמנות אחרות.

במערכת Kala מוצגות למשתמשים התראות דפדפן כאשר קורות פעולות עליהן חשוב שיקבלו התראה כגון: שיחות / הודעות / אימיילים / הזמנות / משימות ועוד. במידה ונתקלתם בבעיה עם הצגת ההתראות בצעו את הפעולות הבאות: 1. ליד שורת הכתובת בדפדפן לחצו על המנעול, ובחלונית שנפתחת ודאו שהגדרת ה-Notifications היא "Allow" 2. ודאו שאתם גולשים לכתובת המאובטחת של המערכת שמתחילה ב-https ולא http 3. ודאו שאתם עובדים על דפדפן כרום בגרסה החדשה ביותר 4. אם כל זה לא עזר, רשמו לנו בקשת תמיכה עם הסבר לגבי ההתראות שאינן...

ברשימות המציגות פניות, לקוחות והזמנות, מוצגת עמודה עם הכותרת ​"תאריך תקשורת אחרונה". עמודה זו מציגה את התאריך האחרון בו בוצעה תקשורת בפועל (הודעת טקסט / שיחה / אימייל) עם מספר הטלפון שמופיע בפרטי ההתקשרות של אותו כרטיס (פניה / לקוח / הזמנה). עבור פניות והזמנות המקושרת ללקוח, ילקח בחשבון תאריך התקשורת האחרונה עם הפרטים המופיעים בכרטיס הלקוח.

אלו הן הפעולות שיש לבצע כדי לחבר מחדש את האפשרות לקבל / לשלוח הודעות וואטסאפ במערכת Kala שלכם. אחרי כל סעיף, במידה ועושים שינוי כלשהו, נסו לשלוח / לקבל הודעה מהמערכת. במידה ועדיין יש בעיה, להמשיך לסעיף הבא בתור. 1. לוודא ש whatsapp web פתוח ומחובר למספר טלפון הנכון 2. לעשות רפרש (F5) בטאב של ה whatsapp web 3. אם חלונית ה whatsapp web מציגה טעינה ללא סוף מעל מספר דקות, ניתן לפתוח טאב נוסף של whatsapp web - לחכות עד שקופצת הודעה עם כפתור USE HERE וללחוץ עליו...

את ההצעת מחיר ניתן לשמור כקובץ HTML (או PDF במידה והתחברתם לשירות יצירת PDF) ואת הקישור לשלוח ללקוח בווטסאפ.