בתפריט הגדרות (צד שמאל למעלה) נלחץ על ובתפריט נבחר . נלחץ על הכפתור הוספת תבנית SMS בשדה כותרת נזין כותרת (לשימוש המערכת בלבד לשם זיהוי כל אחת מהתבניות). בשדה תוכן הודעת ה - SMS נזין את הטקסט שישלח בהודעה. * (ניתן להגדיר מאפיינים דינאמיים מתוך פניות    או אנשי קשר. כגון, שם פרטי, מס' מוצר וכדומה.    יש לסמן את המלל הרצוי בסוגריים מסולסלים,    לדוגמה: {שם פרטי} ולפנות אלינו בבקשת תמיכה    לעדכן את התבנית.) בסיום נלחץ...

ניתן לשלוח אימייל לכל לקוח / יצירת קשר / הזמנה, דרך הרשימה באמצעות לחיצה על פעולת "שליחת אימייל", או דרך הטופס באמצעות לחיצה על הכפתור המתאים ליד הכותרת. אפשרות שליחת האימייל מוצגת רק כאשר קיימת כתובת אימייל באותו כרטיס.

במידה וחיבור המערכת שלכם ל-Whatsapp אינו פעיל ואתם לא יכולים לקבל וגם לשלוח הודעות וואטסאפ, מפורטות פעולות שיש לבצע בהמשך. במידה וניתן לשלוח אבל לא ניתן לקבל, פנו מיידית לצוות התמיכה של Kala. אחרי כל סעיף, נסו לשלוח / לקבל הודעה מהמערכת. במידה ועדיין יש בעיה, המשיכו לסעיף הבא בתור.   1. לוודא שתוסף Wabox בדפדפן פעיל ניתן לראות אותו בשורה של הכתובת, אייקון של בועיות צ'אט בצבע ירוק. במידה וצבעו של התוסף הוא אדום, יש ללוץ על Validate ולהזין שם את ה-API TOKEN שמופיע בחשבון...

קבצים המגיעים מהודעות וואטסאפ (תמונות / מסמכים) אינם נשמרים במאגר הקבצים מערכת אלא רק אצל הספק. עם זאת ניתן כמובן לצפות בקבצים מתוך היסטוריית התקשורת בכרטיס המתאים / בדו"ח התקשורת במערכת. על מנת לשמור אותם במאגר הקבצים במערכת יש להדליק את האפשרות "Whatsapp - שמירת תמונות / מסמכים במאגר הקבצים", המופיעה תחת "הגדרות" -> "הודעות טקסט".  אפשרות זו גם מקשרת את הקובץ לכרטיס הרלוונטי ויופיע בו במידה והדלקתם את האפשרות "אפשרות שיוך קבצים...

ניתן לשלוח הודעת טקסט מסוג SMS או Whatsapp לכל לקוח / יצירת קשר / הזמנה, דרך הטופס באמצעות לחיצה על הכפתור המתאים ליד הכותרת. אפשרות שליחת סמס מוצגת רק כאשר קיים טלפון סלולרי כלשהו באותו כרטיס. * שליחת סמס דורשת רכישת בנק הודעות. * שליחת הודעות וואטסאפ דורשת חיבור פעיל לתוסף המתאים.

על מנת לבצע פעולה אוטומטית של שליחת אימייל / סמס, נגדיר תהליך אוטומטי. 1. בתפריט העליון משמאל למעלה נעמוד על 'הגדרות' ונבחר 'תהליכים אוטומטיים' מהתפריט שנפתח. 2. בדף שנפתח (רשימת תהליכים אוטומטיים) יש ללחוץ על כפתור "הוספה" (ירוק משמאל למעלה) 3. בחלון שנפתח ראשית יש לבחור את הפעולה שתגרום לביצוע השליחה ("בחר פעולה כאשר..."),     למשל נשתמש ב- "סטטוס פנייה השתנה", ועבורו נגדיר גם "מסטטוס X" אל "סטטוס Y". 4. לאחר בחירת...

בחלונית התקשורת בכרטיס פניה / לקוח / הזמנה מופיעים נתונים גם מיישויות דומות - לקוחות / פניות / הזמנות עם פרטי התקשרות דומים.  ניתן לראות רשימה של היישויות הדומות מתחת לאיזור של שדות פרטי ההתקשרות. אפשר לסנן את חלונית "תקשורת ופעילות" שתציג רק מידע עבור היישות (פניה / לקוח / הזמנה) הנוכחית על ידי סימון האפשרות "רק עבור היישות" (יישות = פניה או הזמנה או לקוח)

1. יש לחבר תוסף wabox במחשב נפרד (לא ניתן לחבר שני מכשירים באותו מחשב). 2. יש לגלוש לאתר web.whatsap.com ולהתחבר עם הטלפון הנוסף (לסרוק את הקוד). 3. ניתן לוודא שהטלפון חובר בהצלחה על ידי צפיה בחשבון ה-wabox שלכם תחת "My phones" 4. יש לוודא שעבור טלפון זה מוגדר "Hooks URL" בדיוק כמו שמוגדר לטלפון הקיים. 5. במידה ומחליפים את המספר היחיד שהיה מוגדר בקאלה, יש לגשת לתוסף במערכת קאלה ולעדכן את מספר הברירת מחדל (כולל 972). במידה ורוצים להוסיף מספר ממנו ישלחו/יתקבלו הודעות יש...

כאשר מתקבלות במערכת Kala הודעות טקסט (sms / whatsapp / facebook), שיחות חדשות ואימייליים, מתבצע זיהוי של כרטיס קיים על מנת לתעד את התקשורת במקום המתאים. לפי מספר הטלפון / כתובת האימייל, יתבצע חיפוש של - קודם כל "הזמנה", לאחר מכן "פניה" ואז "לקוח", שבוצעה איתו תקשורת ב-90 יום אחרונים (ניתן לשנות את מספר הימים) במידה וזוהה כרטיס מתאים - ההודעה / אימייל / שיחה שמתקבלת תשוייך ישירות אליו (לא תיווצר פניה חדשה). במידה ולא זוהה כרטיס מתאים - תיווצר...

במידה ותרצו שהודעות הנשלחות מהמערכת לא יצאו בכל יום / שעה, ניתן להגדיר זמנים לשליחת הודעות sms/Whatsapp. 1. יש לעמוד על סמל גלגל השיניים ובתפריט שנפתח יש ללחוץ על 'הגדרות כלליות'.  2. בדף זה יש לגשת אל לשונית 'הודעות טקסט'. שם יש להפעיל את אפשרות "שימוש במסגרות זמן קבועות לשליחת הודעות טקסט" בסימון אפשרות זו יופיע אזור להגדרת זמנים. * בחגים ומועדים יש לשנות את ההגדרה ידנית לפני ואחרי *

ניתן לשלוח מספר אימיילים וסמסים בבת אחת למספר פניות / לקוחות / הזמנות.

על מנת להסתיר את היסטוריית התקשרות של הזמנות דומות מאותו לקוח, יש לסמן בחלונית 'תקשורת ופעילות' בדף ההזמנה, בראש החלונית, את התיבה 'רק עבור הצעת המחיר' וכך לא יופיעו תקשורת ופעילות של הזמנות אחרות.

במערכת Kala מוצגות למשתמשים התראות דפדפן כאשר קורות פעולות עליהן חשוב שיקבלו התראה כגון: שיחות / הודעות / אימיילים / הזמנות / משימות ועוד. במידה ונתקלתם בבעיה עם הצגת ההתראות בצעו את הפעולות הבאות: 1. ליד שורת הכתובת בדפדפן לחצו על המנעול, ובחלונית שנפתחת ודאו שהגדרת ה-Notifications היא "Allow" 2. ודאו שאתם גולשים לכתובת המאובטחת של המערכת שמתחילה ב-https ולא http 3. ודאו שאתם עובדים על דפדפן כרום בגרסה החדשה ביותר 4. אם כל זה לא עזר, רשמו לנו בקשת תמיכה עם הסבר לגבי ההתראות שאינן...

ברשימות המציגות פניות, לקוחות והזמנות, מוצגת עמודה עם הכותרת ​"תאריך תקשורת אחרונה". עמודה זו מציגה את התאריך האחרון בו בוצעה תקשורת בפועל (הודעת טקסט / שיחה / אימייל) עם מספר הטלפון שמופיע בפרטי ההתקשרות של אותו כרטיס (פניה / לקוח / הזמנה). עבור פניות והזמנות המקושרת ללקוח, ילקח בחשבון תאריך התקשורת האחרונה עם הפרטים המופיעים בכרטיס הלקוח.

את ההצעת מחיר ניתן לשמור כקובץ HTML (או PDF במידה והתחברתם לשירות יצירת PDF) ואת הקישור לשלוח ללקוח בווטסאפ.