הנחיות להוספה ועדכון של סטטוסים

הסטטוסים במערכת קאלה משמשים להגדרה של שלבים בתהליך טיפול בפניות, בהזמנות (נקראות גם הצעות מחיר), ולעיתים במוצרים בהזמנה.
ההסבר הרשום כאן הוא עבור פניות אך נכון גם לגבי הזמנות ומוצרים בהזמנה.

יצירת סטטוס חדש

- בתפריט העליון נעמוד על "פניות" (אייקון של פעמון) או "הזמנות" (אייקון של דגל) ובתפריט שנפתח נלחץ על "סטטוסים" כדי לעבור לרשימת הסטטוסים.

בדף שנפתח, בצד שמאל למעלה, נלחץ על הכפתור   

הסבר על השדות בטופס

  1. "כותרת" - השם הרצוי לסטטוס החדש.
  2. "צבע" - הרקע של הסטטוס.
  3. "סוג" - מאפשר לתת לסטטוס משמעות מערכתית המשמשת למגוון סינונים, הגדרות ודו"חות סוגי הסטטוסים האפשריים הם:
    • טיוטה 
    • חדש - כל הסטטוסים של פניות/הזמנות חדשות שלא התחיל בהן תהליך טיפול
    • בטיפול - כל הסטטוסים של הפניות /הזמנות שצריך שהתהחילו תהליך טיפול
    • בהמתנה - כל הסטטוסים שממתינים לטיפול כמו "מחכה למענה מהלקוח"
    • לטפח - כל הסטטוסים של פניות/הזמנות שנכון לרגע זה השירות לא רלוונטי ויכול להיות רלוונטי בהמשך 
    • לא רלוונטי - כל הסטטוסים שלקוח חיפש שירות שלא מספקים
    • הועבר הלאה - כל הסטטוסים של הפניות /הזמנות שהועברו לגורם חיצוני
    • משוכפל - כל הסטטוסים של הפניות /הזמנות שהם שכפול של פניה/ הזמנה קיימת
    • סגור - כל הסטטוסים של פניות/הזמנות שנסגרו ללא קשר לשירות שמספקים
    • נסגר בהצלחה - כל הסטטוסים של פניות/הזמנות שהלקוח היה מעוניין בשירות/מוצרים
    • נסגר ללא הצלחה -  כל הסטטוסים של פניות/הזמנות שהלקוח לא היה מעוניין בשירות/מוצרים
      לדגומא רשימת פניות / הזמנות בדף הבית של מערכת הניהול מציגה רק פניות / הזמנות בסטטוס מסוג "טיוטה", "חדש" ו"בטיפול".
  4. "תהליך" מאפשר לקבץ מספר סטטוסים ולהתייחס  בסינונים, תהליכים אוטומטים והגדרות. התהליכים ניתנים להגדרה בהתאמה אישית.
  5. "מיקום" קובע את סדר הרשימה.
       (כברירת מחדל, יופיע מס' עוקב והסטטוס ייתווסף לסוף הרשימה)
  6. "הנחיות" מאפשרות לשים תוכן שיוצג למשתמשים כאשר הפניה נמצאת בסטטוס התואם.
  7. "קבוצות מאפיינים" הן הקבוצות מתוך מאפייני היישות, אשר רוצים שיוצגו בעת מעבר אל הסטטוס הזה / כאשר הפניה נמצאת בסטטוס זה בלבד (תלוי אם הקבוצה מוגדרת כ"מוצגת תמיד" או לא).
  8. "פעולות אפשריות (המשך טיפול)" ניתן להגדיר פעולות אפשריות לביצוע (למשל מעבר לסטטוס / שליחת אימיל ועוד) כאשר היישות נמצאת בסטטוס שעורכים, ויופיעו ככפתורים מתחת לשדה הסטטוס בכרטיס היישות:
  • יש ללחוץ על הכפתור "+שינוי סטטוס" או "פעולות נוספות" (שליחת מייל / הודעה, יצירת משימה / הזמנה / מסמך הנה"ח).
  • בשדה "כותרת הפעולה" ניתן ליצור כותרת חלופית  שתופיע במקום הכותרת הכללית של הפעולה, וגם להוסיף הערות לגביה.
  • ניתן גם לשנות את סדר ההצגה או למחוק את הפעולה, בלחיצה וגרירה של הסימן הימני או בלחיצה על סמל הפח משמאל

טופס הוספת סטטוס חדש ל"פניות":

    
 

הגדרת תהליך אוטומטי שיופעל בעת שינוי סטטוס

1. בתפריט הראשי נעמוד על גלגל השיניים, ונלחץ על "תהליכים אוטומטייים"
2. בחלונית שנפתחת, בשדה "בצע פעולות כאשר" יש לבחור בפעולה הרצויה (סטטוס פניה/הזמנה/מוצר השתנה)
3. באפשרויות הסינון יש לבחור לפחות סטטוס / סוג סטטוס אחד
4. ניתן להגדיר שהתהליך יעבוד בהתאם לסטטוס / סוג סטטוס שהיה לפני השינוי.
5. יש להגדיר את הפעולות הרצויות לכם.

עוד מתוך הגדרות מערכת

כיצד מוסיפים משתמש חדש למערכת

מנהל המערכת יכול להוסיף משתמשים חדשים: 1. ניגש לאזור 'הגדרות משתמש וחשבון' בעמידה על סמל...

הגדרת סוגי סטטוסים להצגה בדף הראשי ולסינון פניות ברירת מחדל

בשולחן העבודה (הדף הראשי של המערכת) מוצגות בין השאר רשימת פניות / הזמנות הדורשות טיפול. ניתן...

איך להגדיר חתימה לאימיילים יוצאים?

ניתן להגדיר במערכת תבנית חתימה כללית, וחתימה אישית לכל משתמש. כאשר שולחים אימייל מהמערכת, כברירת...

הגדרת רשימת סיבות לשינוי סטטוס

במעבר לסטטוס המצריך רישום סיבה, יפתח שדה לבחירת הסיבה. שדה זה מכיל סיבות אפשריות שהוגדרו מראש, ניתן...

הגדרת סטטוסים שמצריכים רישום סיבה

ניתן להגדיר כך שבהעברת פניה/הזמנה לסטטוס מסויים, חובה יהיה לרשום הסבר לגבי מעבר לסטטוס זה.  

הוספת מקורות הגעה לאפשרויות הבחירה

בכרטיס פניה / הזמנה קיים שדה להזנת מקור ההגעה המאפשר לבחור מקור הגעה מתוך רשימה שהוגדרה מראש. ניתן...

הגדרת רשימת כותרות למשימה/תיעוד ידני

בהוספת משימה/תיעוד, יש לרשום כותרת או לבחור מתוך רשימה מוגדרת מראש כך שבמקום הזנה ידנית של...

כיצד להציג ביומן של מערכת קאלה יומן/ים של גוגל קלנדר?

שים לב!! המדריךהזה עוזר לך להציג את היומן של גוגל בלבד! ולא מסנכרן אותו לשום כיוון

פילוח/סינון קבוע

כאשר רוצים להגדיר פילוח/סינון קבוע יש להגדיר את הסינון הרצוי לאחר מכן ללחוץ על השלוש נקודות בצד...

הגדרת משתמש אחראי אוטומטית / שיבוץ לפי קבוצה

הגדרת משתמש "אחראי לטיפול" ביישות כלשהיא באופן אוטומטי מתבצעת באמצעות תהליך אוטומטי ובו...

כיצד מגדירים אוטומציה מבוססת על תאריך

בשדות מותאמים אישית של היישויות השונות (פניות, הזמנות וכו') ניתן להגדיר מאפיינים מסוג...

ניהול תהליכים אוטומטיים (אוטומציות)

במערכת קאלה ניתן להגדיר תהליכים שיפעלו באופן אוטומטי ויבצעו מגוון פעולות בהתאם לצורך האישי שלכם....