כיצד מוסיפים משתמש חדש למערכת
מנהל המערכת יכול להוסיף משתמשים חדשים: 1. ניגש לאזור 'הגדרות משתמש וחשבון' בעמידה על סמל הדמות/תמונה אישית מצד שמאל למעלה ובחירת האפשרות 'משתמשים'. 2. נלחץ על הכפתור הירוק "+הוספה" מצד שמאל למעלה. 3. נזין את פרטי המשתמש החדש בטופס שנפתח, ונלחץ על 'שמור'. 4. לכתובת האימייל שהוזנה תשלח הודעה עם קישור להפעלת המשתמש, עליו יש ללחוץ לטובת התחברות ראשונית למערכת.
הגדרת סוגי סטטוסים להצגה בדף הראשי ולסינון פניות ברירת מחדל
בשולחן העבודה (הדף הראשי של המערכת) מוצגות בין השאר רשימת פניות / הזמנות הדורשות טיפול. ניתן להגדיר שיופיעו רק פניות / הזמנות הנמצאות בסטטוסים מסוגים מסויימים.
איך להגדיר חתימה לאימיילים יוצאים?
ניתן להגדיר במערכת תבנית חתימה כללית, וחתימה אישית לכל משתמש. כאשר שולחים אימייל מהמערכת, כברירת מחדל המערכת תבצע שליחה מכתובת המערכת הראשית ובמידה ומופיעה חתימה בתבנית הנבחרת, תוצג החתימה הכללית. 1. ניתן להגדיר ששליחת אימיילים תתבצע מהמשתמש המחובר. אם בתבנית המייל ישנה חתימה, ולמשתמש המחובר מוגדרת חתימה היא תוצג. 2. ניתן להגדיר ששליחת אימיילים תתבצע מהמשתמש האחראי לטיפול בכרטיס הלקוח / פניה ממנו מתבצעת שליחה. אם בתבנית המייל ישנה חתימה, ולמשתמש האחראי מוגדרת חתימה היא תוצג....
הנחיות להוספה ועדכון של סטטוסים
הסטטוסים במערכת קאלה משמשים להגדרה של שלבים בתהליך טיפול בפניות, בהזמנות (נקראות גם הצעות מחיר), ולעיתים במוצרים בהזמנה. ההסבר הרשום כאן הוא עבור פניות אך נכון גם לגבי הזמנות ומוצרים בהזמנה.
הגדרת רשימת סיבות לשינוי סטטוס
במעבר לסטטוס המצריך רישום סיבה, יפתח שדה לבחירת הסיבה. שדה זה מכיל סיבות אפשריות שהוגדרו מראש, ניתן לערוך ולשנות את סיבות אלו.
הגדרת סטטוסים שמצריכים רישום סיבה
ניתן להגדיר כך שבהעברת פניה/הזמנה לסטטוס מסויים, חובה יהיה לרשום הסבר לגבי מעבר לסטטוס זה.
הוספת מקורות הגעה לאפשרויות הבחירה
בכרטיס פניה / הזמנה קיים שדה להזנת מקור ההגעה המאפשר לבחור מקור הגעה מתוך רשימה שהוגדרה מראש. ניתן לשים מקור מותאם אישית על ידי בחירת "אחר" וכתיבתו. על מנת לערוך / לשנות את האפשרויות המופיעות בבחירת המקור יש לשנות את ההגדרה המתאימה:
הגדרת רשימת כותרות למשימה/תיעוד ידני
בהוספת משימה/תיעוד, יש לרשום כותרת או לבחור מתוך רשימה מוגדרת מראש כך שבמקום הזנה ידנית של הכותרת תופיע תיבת בחירה עם האפשרויות הרצויות (ואפשרות בחירת "אחר" במידת הצורך).
כיצד להציג ביומן של מערכת קאלה יומן/ים של גוגל קלנדר?
שים לב!! המדריךהזה עוזר לך להציג את היומן של גוגל בלבד! ולא מסנכרן אותו לשום כיוון
פילוח/סינון קבוע
כאשר רוצים להגדיר פילוח/סינון קבוע יש להגדיר את הסינון הרצוי לאחר מכן ללחוץ על השלוש נקודות בצד שמאל ל"בחר פילוח" ניתן לבחור כותרת לפילוח החדש שנוצר גם ניתן להגדיר אם יוצג לכולם או לא וניתן להגדיר אם יוצג בתפריט תחת פילוחים יש לשמור את הפילוח החדש שיצרנו לאחר ששומרים אפשר בלחיצה על ה לבצע שינויים בפילוח על ידי לחיצה על "שמור שינויים" במידה ורוצים לשנות את ההגדרות של הרשאות או כותרת יש ללחוץ על "ערוך" לשליחת קישור לפילוח יש ללחוץ על "קישור" ולהעתיק את הקישור
הגדרת משתמש אחראי אוטומטית / שיבוץ לפי קבוצה
הגדרת משתמש "אחראי לטיפול" ביישות כלשהיא באופן אוטומטי מתבצעת באמצעות תהליך אוטומטי ובו פעולה של "קבע אחראי לטיפול". לפני כן ודאו שאפשרות שיוך לאחראי דלוקה במערכת שלכם (הגדרות -> הגדרות CRM -> "אפשרות שיוך אחראי לטיפול עבור פניות / לקוחות / הזמנות"). בחלונית הוספה / עדכון של תהליך אוטומטי, בפעולה "קבע אחראי לטיפול" מופיע שדה "משתמש אחראי" ובו ניתן לבחור באחת מהאפשרויות הבאות: 1. הסרת המשתמש האחראי 2. קביעת משתמש מסויים מתוך...
כיצד מגדירים אוטומציה מבוססת על תאריך
בשדות מותאמים אישית של היישויות השונות (פניות, הזמנות וכו') ניתן להגדיר מאפיינים מסוג "תאריך" או "תאריך ושעה". ניתן להגדיר אוטומציות שיופעלו בתזמון לפי התאריך שהוזן לכל יישות, למשל: "בתאריך" או "X זמן לפני התאריך", ויבצעו פעולות רלוונטיות. להלן הסבר איך להגדיר שדה תאריך, ואוטומציה שמבוססת עליו:
ניהול תהליכים אוטומטיים (אוטומציות)
במערכת קאלה ניתן להגדיר תהליכים שיפעלו באופן אוטומטי ויבצעו מגוון פעולות בהתאם לצורך האישי שלכם. כל אוטומציה בנויה מ-2 חלקים: מפעיל ופעולות. כאשר המפעיל (טריגר) הוא מה שיגרום לאוטומציה להתחיל לעבוד (למשל כאשר סטטוס משתנה ל-X) ופעולות הן מה שיקרה בעקבות זאת (למשל שליחת אימייל ללקוח). לכל תהליך אוטומטי, בנוסף להגדרת הפעולה שמפעילה אותו ("המפעיל") ניתן להגדיר סינונים אשר יקבעו אם התהליך ירוץ או לא.