כיצד מערכת Kala מזהה את הכרטיס המתאים עבורו מגיעות הודעות טקסט, שיחות חדשות ואימיילים נכנסים?

כאשר מתקבלות במערכת Kala הודעות טקסט (sms / whatsapp / facebook), שיחות חדשות ואימייליים, מתבצע זיהוי של כרטיס קיים על מנת לתעד את התקשורת במקום המתאים. לפי מספר הטלפון / כתובת האימייל, יתבצע חיפוש של - קודם כל "הזמנה", לאחר מכן "פניה" ואז "לקוח", שבוצעה איתו תקשורת ב-90 יום אחרונים (ניתן לשנות את מספר הימים)

במידה וזוהה כרטיס מתאים - ההודעה / אימייל / שיחה שמתקבלת תשוייך ישירות אליו (לא תיווצר פניה חדשה).
במידה ולא זוהה כרטיס מתאים - תיווצר "פניה" חדשה במערכת.

ניתן להגדיר שבמידה וזוהה כרטיס "לקוח", תיווצר "פניה" חדשה (משוייכת ללקוח שזוהה) במקום לשייך את ההודעה / שיחה ישירות לכרטיס ה"לקוח". 

בכדי למנוע מצב שתקשורת מתועדת בכרטיס ישן או לא רלוונטי, ניתן להגדיר שפעולת הזיהוי לא תחזיר כרטיס פניה / הזמנה הנמצאת בסטטוסים מסויימים (הגדרות -> CRM -> תקשורת נכנסת - שיוך התיעוד ליישות).
 

יצירת משימות
קיימת אפשרות שהודעות / אימיילים / שיחות המתקבלות במערכת יופיעו כ"משימה לביצוע" ואז ניתן יהיה לראות את המשימה בצורה ברורה בכרטיס המתאים, בדף הבית וברשימת המשימות, עד שהמשימה מסומנת כבוצעה (ואז תופיע בהיסטוריית התקשורת בכרטיס המתאים).

תיעוד התקשורת
ניתן למצוא תיעוד של כל ההודעות, השיחות והאימיילים בדו"ח תקשורת המופיע בתפריט העליון, וגם בכל כרטיס פניה / לקוח / הזמנה, בחלונית "תקשורת ופעילות".
בחלונית התקשורת עם הלקוח מוצג מידע גם מפניות / לקוחות / הזמנות דומות (עם אותו אימייל או טלפון) ומכרטיסים המשוייכים לאותו הלקוח.

זיהוי המשתמש האחראי
תקשורת מכל סוג שהיא אל המערכת יוצרת פניות או מתועדת בכרטיס קיים (כתיעוד רגיל או משימה).
המשתמש שאחראי לטיפול בפניה חדשה / משימה שנוצרה יקבע אוטומטית בהתאם להגדרות:
1. ניתן להגדיר תוסף מיפוי שיחות / הודעות ובו לקבוע משתמש אחראי מסויים לפי מספר הטלפון אליו הגיעה השיחה / הודעה, ובדומה ניתן להגדייר תוסף מיפוי כתובות אימיילים.
תוספים אלו מאפשרים גם להגדיר פרמטרים שיווקיים (מקור / מדיה / קמפיין).
2. כאשר מגיעה שיחה לשלוחה מסויימת, יבחר המשתמש המוגדר עבור אותה שלוחה (אלא אם תוסף המיפוי כבר מצא משתמש).
3. לפי המשתמש שאחראי על הלקוח המשוייך או על פניה דומה (הגדרה זו כבויה כברירת מחדל ויש להפעילה במידה ורוצים שזה יתבצע)

כאשר לקוח שולח הודעה ונוצרת משימה של הודעה נכנסת, המשתמש האחראי אליה יקבע לפי:
- אם המערכת זיהתה שהלקוח קיבל הודעה ממשתמש מסויים ב-48 שעות האחרונות, הוא זה שיהיה האחראי על המשימה (ניתן לכבות זיהוי זה לפי הגדרה). אם לא -
- בהתאם למשתמש שאחראי על הכרטיס שנמצא או -
- בהתאם להגדרה של משתמש שאחראי על הודעות טקסט נכנסות (אם הוגדר).
- ניתן להגדיר שבכל זאת המערכת תחפש שיחה / הודעה יוצאת אל הלקוח ב-6 החודשים האחרונים ואם קיים כרטיס תואם עם משתמש האחראי - להשתמש בו.

ניתן להגדיר שבעת סיום שיחה, יעודכן המשתמש האחראי על היישות לפי זה שענה לשיחה.
ניתן להגדיר תהליכים אוטומטיים מותאמים אישית שקובעים את המשתמש האחראי בהתאם לצרכים שלכם.

התראות למשתמשים
כאשר מתקבל אימייל או נכנסת שיחה אל המערכת, מוצגת התראה למשתמש שזוהה כאחראי.
כאשר מתקבלת הודעת טקסט (whatsapp / sms / facebook messenger) במערכת, רק במידה ודלוקה הגדרה של "הודעת טקסט נכנסת - הצג התראת מערכת" תוצג התראה למשתמש המערכת המתאים.
במידה ורוצים להציג התראה לכל המשתמשים יש להפעיל את ההגדרה "הצג התראות לכל המשתמשים" בתוסף המתאים.
ההתראה מציגה את השם מתוך הכרטיס שזוהה, את מספר הטלפון ואת נושא הפניה האחרון. במידה והכרטיס מקושר ללקוח מסויים, יוצג גם שם הלקוח.

ניתוח תוכן אימיילים
במקרה של אימייל נכנס שהוגדר עבורו ניתוח תוכן - גם כן תיווצר "פניה חדשה", אלא אם הוגדר שיתבצע זיהוי כרטיס לפי שדה טלפון שנמצא בתוכן או האימייל ממנו הגיע.