כיצד מערכת Kala מזהה את הכרטיס המתאים עבורו מגיעות הודעות טקסט, שיחות חדשות ואימיילים נכנסים?

כאשר מתקבלות במערכת Kala הודעות טקסט / שיחות חדשות / אימייליים, על מנת לתעד את התקשורת במקום המתאים, מתבצע זיהוי של כרטיס קיים.

תהליך זיהוי הכרטיס
הזיהוי מחפש את הכרטיס המתאים - קודם כל "הזמנות", לאחר מכן "פניות" ובסוף "לקוחות" - בו קיים תיעוד של התקשרות מסויימת עם מספר הטלפון / האימייל של הלקוח, ב-90 יום אחרונים (ניתן לשנות את מספר הימים וניתן להגדיר שפעולת הזיהוי לא תחזיר כרטיס פניה / הזמנה הנמצאת בסטטוס מסויים).

במידה וזוהה כרטיס מתאים - ההודעה / אימייל / שיחה שמתקבלת תשוייך ישירות אליו. במידה ולא זוהה כרטיס מתאים - תיווצר "פניה" חדשה במערכת.

בחלונית "תקשורת ופעילות" בכרטיס המזוהה / החדש יופיע תיעוד של ההודעה / אימייל / שיחה.

ניתן להגדיר שבמידה וזוהה כרטיס "לקוח", תיווצר "פניה" חדשה במקום לשייך את ההודעה / שיחה לכרטיס ה"לקוח". 

יצירת משימות
קיימת אפשרות שהודעות / אימיילים / שיחות המתקבלות במערכת יופיעו כ"משימה לביצוע" במקום כ"תיעוד" בכרטיס ואז ניתן יהיה לראות את המשימה בצורה ברורה בכרטיס המתאים, בדף הבית וברשימת המשימות, עד שהמשימה מסומנת כבוצעה ואז מופיעה בהיסטוריית הפעילות בכרטיס המתאים.

התראות למשתמשים
כאשר מתקבלת הודעה / אימייל / שיחה במערכת, מוצגת התראה למשתמש שזוהה כאחראי (זיהוי האחראי מושפע ממגוון הגדרות). במידה ורוצים להציג התראה לכל המשתמשים יש להפעיל את ההגדרה "הצג התראות לכל המשתמשים" בתוסף המתאים.