איך מתקבלות הודעות טקסט, שיחות חדשות ואימיילים נכנסים במערכת?

כאשר מתקבלות במערכת Kala הודעות טקסט / שיחות חדשות / אימייליים, מתבצע זיהוי של כרטיס קיים ("פניה", "לקוח" או "הזמנה" למי שיש) על מנת לתעד את התקשורת במקום המתאים.

הזיהוי מחפש את הכרטיס המתאים (קודם כל "הזמנות", לאחר מכן "פניות" ובסוף "לקוחות") בו קיים תיעוד של התקשרות מסויימת עם מספר הטלפון / האימייל של הלקוח, ב-90 יום אחרונים (ניתן לשנות את מספר הימים וניתן להגדיר שפעולת הזיהוי לא תחזיר כרטיס פניה / הזמנה הנמצאת בסטטוס מסויים).

במידה ולא זוהה כרטיס מתאים - תיווצר "פניה" חדשה במערכת.
במידה וזוהה כרטיס מתאים - ההודעה / שיחה שמתקבלת תשוייך ישירות אליו ותופיע בחלונית היסטורית תקשורת ופעילות.

ניתן להגדיר שבמידה וזוהה כרטיס "לקוח", תיווצר "פניה" חדשה במקום לשייך את ההודעה / שיחה לכרטיס ה"לקוח". 

קיימת אפשרות שהודעות / אימיילים / שיחות המתקבלות במערכת יופיעו כ"משימה לביצוע" במקום כ"תיעוד" בכרטיס, ואז ניתן יהיה לראות את המשימה בצורה ברורה בכרטיס המתאים, בדף הבית וברשימת המשימות, עד שהמשימה מסומנת כבוצעה ואז מופיעה בהיסטוריית הפעילות בכרטיס המתאים.