חיוב מחזורי אוטומטי במערכת Kala

תיאור השירות

הנפקת מסמכי הנהלת חשבונות וביצוע חיובים באופן אוטומטי עבור הזמנות עם מוצרים שהוגדר להם תאריך "תחילת שירות" (ולא עבר תאריך "סיום שירות"). 

ניתן לקבוע מחזור חיוב משתנה לכל הזמנה או שהחיוב יתבצע עד לסוף החודש הקודם.

הפעולה תתבצע ביום קבוע בחודש או ביום המוגדר עבור הזמנה או בכל יום, בשעה קבועה לפי הגדרות התוסף.

כברירת מחדל יווצרו מסמכים ללא הנפקתם בפועל וללא חיוב לצורך ביצוע בדיקות, ובכל שלב ניתן להגדיר חיוב והנפקת מסמכים בפועל.

 

בהתאם לאופן התשלום יווצרו מסמכי הנהלת חשבונות שונים:

1. כרטיס אשראי
עבור הזמנות בהן נבחרה צורת תשלום של "כרטיס אשראי" יווצר מסמך חשב'/קבלה שיונפק רק במידה ובוצע חיוב. יש לוודא שעבור הזמנות כאלו הוזנו פרטי האשראי של הלקוח.

2. מס"ב (העברה בנקאית אוטומטית - הוראת קבע)
עבור הזמנות עם צורת תשלום מס"ב יווצרו מסמכי חשב'/קבלה (או "קבלה" בהתאם להגדרה) אך הם לא יונפקו בפועל כיוון שלפני כן תידרשו ליצור קובץ ולטעון אותו בתוכנת מס"ב ולוודא שכולם אכן חוייבו.

3. צ'ק / העברה בנקאית

עבור אפשרויות התשלום "צ'ק" / "העברה בנקאית" יווצר מסמך חשבונית מס' אלא אם הוגדר (בתוסף או בהזמנה מסויימת) שיווצר מסמך חשבונית עסקה.

הנחיות למשתמש

1. לכל הזמנה יש להגדיר את אופן התשלום בשדה "תשלום באמצעות" (ניתן להגדיר כשדה חובה). 

2. יש להגדיר את סוגי המוצרים עבורם נרצה שיבוצע חיוב מחזורי, יש לקבוע את סוג המוצר כ-"תשלום מחזורי".

3. המוצר עבורו נרצה שיתבצע חיוב חייב להיות בסטטוס מסוג שאינו אחד מאלו: טיוטה / חדש / נסגר ללא הצלחה. במידה ואין סטטוסים למוצרים יתבצע סינון זהה אך לפי סוג סטטוס ההזמנה.

4. תאריך תחילת שירות - חובה
מוצר שעבורו רוצים להנפיק מסמכים אוטומטית חובה להגדיר לו תאריך תחילת שירות

5. תאריך סיום שירות
אחריו לא יבוצעו יותר חיובים אוטומטיים.

6. תאריך "שולם עד" מקבל תאריך באופן אוטומטי ברגע שהחיוב מתבצע ונוצר במערכת מסמך מוכן להנפקה או שכבר הונפק. 

7. הוראות קבע (מס"ב)
כדי לחייב לקוחות במס"ב, יש לגשת פעם בחודש לרשימת המסמכים להנפקה (תפריט -> לקוחות -> מסמכי הנה"ח -> מס"ב), ואז:
(a) לסמן את המסמכים אותם נרצה לחייב
(b) להוריד קובץ למחשב ולטעון אותו בתוכנה של מס"ב
(c) להנפיק את מסמכי החשב'/קבלה בקאלה רק עבור החיובים שהצליחו

8. איך להפסיק חיוב של לקוח?
כדי להפסיק חיוב יש לשים "תאריך סיום שירות". בהתאם להגדרות יתכן שיתבצע חיוב נוסף עבור אותו לקוח כדי לגבות את התשלום האחרון באופן יחסי לחודש - ולכן חשוב לשים לב לסטטוס של המוצר בהזמנה - כי אם הוא יהיה מסוג "נסגר ללא הצלחה" - לא יתבצע חיוב      אוטומטי עבורו.

9. איך מקפיאים תשלום חודשי מתחדש?
כדי להפסיק לחייב לקוח באופן זמני יש לשים "תאריך סיום לשירות", וכאשר רוצים להמשיך לגבות יש להוסיף את השירות מחדש להזמנה או במקום זה להוריד את "תאריך סיום השירות" ולעדכן את "שולם עד" בהתאם - אחרת תתבצע גביה מאז שהופסק השירות.

10. איך עוקבים אחרי חיוב אשראי שנכשל?

כאשר מתבצע נסיון חיוב באשראי והוא נכשל, ההזמנה מקבלת "סטטוס תשלום" = "לא מאושר". ניתן להגדיר אוטומציה שפועלת כאשר "סטטוס מצב תשלום הזמנה השתנה" שמבצעת לדוגמא שינוי סטטוס של מוצרים בהזמנה מסטטוס מסויים (למשל "תשלום חודשי") לסטטוס אחר (למשל "תשלום חודשי - בעיה בחיוב").

בנוסף, בכל ביצוע של חיוב מחזורי ישלח אימייל עם תקלות החיוב אל כתובת המייל הראשית במערכת.