זיהוי הכרטיס המתאים לתיעוד הודעות טקסט, שיחות חדשות ואימיילים נכנסים

זהו מאמר חשוב מאוד לקריאה עבור כל משתמשי המערכת. כאן נפרט מה קורה כאשר מתקבלות במערכת Kala שיחות, אימיילים והודעות טקסט (SMS / Whatsapp / Facebook).

זיהוי הכרטיס המתאים לתיעוד
  • מיד עם קבלת שיחה / הודעה / אימייל במערכת, מתבצע זיהוי של כרטיס קיים על מנת לתעד את התקשורת במקום המתאים.
  • הזיהוי מתבצע על פי מספר הטלפון או כתובת האימייל - קודם כל של כרטיס "הזמנה" קיים, לאחר מכן "פניה" ואז "לקוח", ורק על ישוייות שבוצעה איתן תקשורת ב-90 יום אחרונים (ניתן לשנות את מספר הימים).
  • במידה וזוהה כרטיס מתאים - ההודעה / אימייל / שיחה שמתקבלת תשוייך ישירות אליו (לא תיווצר פניה חדשה).
  • במידה ולא זוהה כרטיס מתאים - תיווצר "פניה" חדשה במערכת.
  • בעת ביצוע שיחת טלפון שלא מתוך כרטיס לקוח/פניה/הזמנה מסויים (למשל בחיוג ישיר מהטלפון), במידה ולא נמצאה יישות מתאימה לשיוך השיחה תיווצר פניה והשיחה תשוייך אליה (אלא אם דלוקה הגדרה המונעת זאת).
    • המערכת מחפשת שיחה יוצאת אל אותו מספר שבוצעה בשעתיים האחרונות.

תיעוד התקשורת
  • תיעוד מלא של כל התקשורת במערכת מופיע תחת "תקשורת" בתפריט העליון.
  • בכל כרטיס (פניה / לקוח / הזמנה) מתועדת התקשורת שלו בחלונית "תקשורת ופעילות", ובה מוצג כברירת מחדל מידע גם מפניות / לקוחות / הזמנות דומות (עם אותו אימייל או טלפון) ומכרטיסים המשוייכים לאותו הלקוח.
  • ניתן להגדיר שבמידה וזוהה כרטיס "לקוח", תיווצר "פניה" חדשה (משוייכת ללקוח שזוהה) במקום לשייך את ההודעה / שיחה ישירות לכרטיס ה"לקוח". 
  • בכדי למנוע מצב שתקשורת מתועדת בכרטיס ישן / לא רלוונטי / טופל כבר, ניתן להגדיר שתקשורת נכנסת לא תשוייך אל פניה / הזמנה בסטטוס מסוג מסויים, כלומר שפעולת הזיהוי לא תחזיר כרטיס פניה / הזמנה הנמצאת בסטטוסים מסוגים מסויימים (הגדרות -> CRM -> תקשורת נכנסת - שיוך התיעוד ליישות).

יצירת משימות
קיימת אפשרות שהודעות נכנסות / אימיילים שהתקבלו / שיחות שלא נענו - יופיעו כ"משימה לביצוע".
זה מאפשר לראות את המשימה בצורה ברורה בכרטיס המתאים, בדף הבית וברשימת המשימות, עד שהמשימה מסומנת כבוצעה (ואז תופיע בהיסטוריית התקשורת בכרטיס המתאים).

זיהוי המשתמש האחראי
תקשורת מכל סוג שהיא אל המערכת יוצרת פניות או מתועדת בכרטיס קיים (כתיעוד רגיל או משימה).

המשתמש שאחראי לטיפול בפניה חדשה / משימה שנוצרה יקבע בהתאם לראשון שנמצא מבין האפשרויות הבאות:

1. תוסף מיפוי כתובות אימיילים, ותוסף מיפוי שיחות / הודעות בו ניתן לקבוע "משתמש אחראי" מסויים לפי כתובת מייל / מספר הטלפון.
תוספים אלו מאפשרים גם להגדיר פרמטרים שיווקיים (מקור / מדיה / קמפיין) וסטטוס.

2. בשיחות טלפון בלבד:
- כאשר מגיעה שיחה לשלוחה מסויימת, יבחר המשתמש המוגדר עבור השלוחה (אלא אם תוסף המיפוי כבר מצא משתמש).
- ניתן להגדיר שבעת סיום שיחה יעודכן המשתמש האחראי על היישות לפי המשתמש שסיים את השיחה (עובד רק אם ליישות אין משתמש אחראי).
- במידה והשיחה מצלצלת במספר שלוחות במקביל, יקבע האחראי לפי השלוחה הראשונה שקיבלה את השיחה. ניתן למנוע את זה (בכדי שהסעיף הקודם יעבוד) על ידי הדלקת ההגדרה "שיחה נכנסת מצלצלת - מנע שיוך משתמש אחראי לפי שלוחה"

2. באימיילים בלבד:
- יש אפשרות להגדיר "משתמש אחראי על משימות הנוצרות עבור אימייל תגובה נכנס" (הגדרת מערכת)
- במידה ומגיע מייל תגובה על מייל שיצא מהמערכת, האחראי יהיה המשתמש ששלח את המייל המקורי, אלא אם הוא שלח אותו "כמשמש האחראי על היישות" (אפשרות שליחת מייל כמשתמש האחראי מופיעה כאשר הגדרה תואמת דלוקה).
- יש אפשרות לזהות את המשתמש האחרון ששלח מייל עבור היישות שזוהתה (פועל בהתאם להגדרת מערכת set_auto_task_assignee_by_last_log)

2. בהודעות טקסט בלבד:
- אם המערכת זיהתה שהלקוח קיבל הודעה (כלומר יצאה הודעה מהמערכת) ממשתמש מסויים ב-48 שעות האחרונות, המשתמש ששלח את ההודעה הוא זה שיהיה האחראי על המשימה (ניתן לכבות זיהוי זה לפי הגדרה).
- ניתן להגדיר משתמש אחראי ספציפי עבור משימות של הודעות טקסט נכנסות.

3. בהתאם למשתמש שאחראי על הכרטיס שזוהה.

4. ניתן להגדיר שבשלב זה המערכת תזהה את האחראי לפי זה שביצע שיחה / הודעה יוצאת / אימייל יוצא (בהתאמה לסוג התקשורת שנכנסת) מהמערכת אל הלקוח ב-6 החודשים האחרונים. כנ"ל לגבי מיילים - רק ללא ההגבלה של 6 חודשים. 
שימו לב:
- בשיחות נכנסות - הגדרה זו תעבוד גם אם כבר זוהה משתמש אחראי לפי אחד הסעיפים למעלה.
- באימיילים והודעות - הזיהוי הזה יעבוד רק במידה ולא נמצא אחראי באחד מהסעיפים למעלה.

5. ניתן להדליק הגדרה של "זיהוי אחראי לטיפול לפי הלקוח המשוייך או פניות דומות".
ההגדרה כבויה כברירת מחדל.

6. ניתן להגדיר תהליכים אוטומטיים (!) מותאמים אישית שקובעים את המשתמש האחראי בהתאם לצרכים שלכם.


התראות למשתמשים
כאשר מתקבל אימייל או נכנסת שיחה אל המערכת, מוצגת התראה למשתמש שזוהה כאחראי.
כאשר מתקבלת הודעת טקסט (whatsapp / sms / facebook messenger) במערכת, רק במידה ודלוקה הגדרה של "הודעת טקסט נכנסת - הצג התראת מערכת" תוצג התראה למשתמש המערכת המתאים.
במידה ורוצים להציג התראה לכל המשתמשים יש להפעיל את ההגדרה "הצג התראות לכל המשתמשים" בתוסף המתאים.
ההתראה מציגה את השם מתוך הכרטיס שזוהה, את מספר הטלפון ואת נושא הפניה האחרון. במידה והכרטיס מקושר ללקוח מסויים, יוצג גם שם הלקוח.

ניתוח תוכן אימיילים
במקרה של אימייל נכנס שהוגדר עבורו ניתוח תוכן (שירות בתשלום) - גם כן תיווצר "פניה חדשה", אלא אם הוגדר שיתבצע זיהוי כרטיס לפי שדה טלפון שנמצא בתוכן או האימייל ממנו הגיע.

עוד מתוך תקשורת עם לקוחות דרך המערכת

כיצד מגדירים שליחת אימייל / SMS / וואטסאפ באופן אוטומטי

על מנת לבצע פעולה אוטומטית של שליחת אימייל או הודעת טקסט, נגדיר תהליך אוטומטי. 1. בתפריט העליון...

שליחה חוזרת של הודעות טקסט (sms / whatsapp) שנכשלו

כאשר שולחים ממערכת Kala הודעות טקסט - SMS / WHATSAPP, הן יכולות להיכשל ממגוון סיבות כגון: קרדיט...

איך יוצרים תבנית להודעת טקסט / אימייל?

בתפריט הגדרות (צד שמאל למעלה) נעמוד על ובתפריט נבחר באפשרות "תבניות הודעות טקסט"....

איך שולחים אימייל?

ניתן לשלוח אימייל לכל לקוח / יצירת קשר / הזמנה, דרך הרשימה באמצעות לחיצה על פעולת "שליחת...

הודעות וואטסאפ לא נשלחות/מגיעות למערכת - מה עושים?

שימו לב! במידה וניתן לשלוח אבל לא ניתן לקבל, פנו מיידית לצוות התמיכה של Kala. רק במידה ואינכם...

עדכון גרסה של תוסף Waboxapp

מידי פעם יוצאת גרסה חדשה לתוסף המאפשר שליחה וקבלת הודעות וואטסאפ דרך מערכת Kala. על מנת לעדכן את...

שמירת קבצים מהודעות whatsapp נכנסות במאגר הקבצים

קבצים המגיעים מהודעות וואטסאפ (תמונות / מסמכים) אינם נשמרים במאגר הקבצים מערכת אלא רק אצל הספק. עם...

מיפוי שיחות / הודעות טקסט נכנסות

על מנת להגדיר משתמש אחראי לטיפול בפניות הנוצרות משיחות טלפון / הודעות המגיעות אל טלפון מסויים (למשל...

איך שולחים סמס / הודעת whatsapp?

ניתן לשלוח הודעת טקסט מסוג SMS או Whatsapp לכל לקוח / יצירת קשר / הזמנה, דרך הטופס באמצעות לחיצה על...

הגדרת הפניית אימייל מתיבת ג'ימייל לתוך קאלה

מה צריך פרטי גישה לחשבון ג'ימייל להכנס לחשבון להכנס לגלגל שיניים - הגדרות לבחור בטאב...

באזור התקשורת ופעילות מופיעים תיעודים על פניות / לקוחות / הזמנות אחרות

בחלונית התקשורת בכרטיס פניה / לקוח / הזמנה מופיעים נתונים גם מיישויות דומות - לקוחות / פניות /...

כיצד ניתן לחבר / להוסיף מספר וואטסאפ נוסף לשליחת / קבלת הודעות?

יש לחבר תוסף wabox במחשב נפרד (לא ניתן לחבר שני מכשירים באותו מחשב). להורדת התוסף לחץ כאן....

שימוש בשדה "מעוניין בדיוור"

בטופס פניה / לקוח ישנו שדה בשם "מעוניין בדיוור" אשר מופיע מתחת לכתובת האימייל (כאשר...

הגדרת ימים בשבוע ושעות בהם ישלחו הודעות טקסט / אימיילים

במידה ותרצו שהודעות / אימיילים הנשלחות מהמערכת לא יצאו בכל יום ושעה, אלא רק בזמנים מסויימים, ניתן...

הסבר על תהליך אישור תבניות הודעות וואטסאפ רשמי

לאחר שחיברנו לכם את תוסף ה-Whatsapp הרשמי ניתן להתחיל לאשר תבניות של הודעות. התבניות מאושרות עבור...

איך שולחים תפוצה של אימיילים או סמסים?

ניתן לשלוח מספר אימיילים וסמסים בבת אחת למספר פניות / לקוחות / הזמנות.

צפיה בהיסטוריית תקשורת

על מנת להסתיר את היסטוריית התקשרות של הזמנות דומות מאותו לקוח, יש לסמן בחלונית 'תקשורת...

מה עושים אם התראות הדפדפן הפסיקו להופיע?

במערכת Kala מוצגות למשתמשים התראות דפדפן כאשר קורות פעולות עליהן חשוב שיקבלו התראה כגון: שיחות /...

מה מופיע בעמודה "תאריך תקשורת אחרונה"?

ברשימות המציגות פניות, לקוחות והזמנות, מוצגת עמודה עם הכותרת ​"תאריך תקשורת אחרונה"....

כיצד להעביר מסמך בווטסאפ (למשל הצעת מחיר)

את ההצעת מחיר ניתן לשמור כקובץ HTML (או PDF במידה והתחברתם לשירות יצירת PDF) ואת הקישור לשלוח ללקוח...